Beneficiile folosirii serviciilor de salarizare și administrare personal pentru compania ta

salarizare

Prevederile din legislația muncii și legislația financiară se schimbă frecvent și, din poziția de manager al unei companii sau director HR, activitatea de salarizare și administrare personal este poate copleșitoare. Îți ocupă mare parte din timpul de lucru și mută activitățile de motivare a oamenilor de multe ori în plan secund, cu efecte asupra retenției și, implicit, asupra bugetului companiei.

În plus, în ultimul an au apărut facilități noi din partea statului precum șomajul tehnic, programul Kurzarbeit, bani pentru telemuncă de care merită să profiți, însă lucrul cu instituțiile statului ți se pare prea complicat.

BIA HR, compania de consultanță în resurse umane cu o tradiție de aproape 30 de ani, oferă din anul 2005 servicii de salarizare și administrare de personal. Specialiștii BIA HR, printre care 7 experți certificați în legislația muncii, sunt întotdeauna la curent cu modificările apărute în materie de legislație a muncii sau legislație fiscală aplicabilă salariilor și veniturilor asimilate acestora, astfel încât să poată oferi tot suportul necesar partenerilor.

 

De ce să externalizezi activitățile de salarizare și administare personal?

Un studiu realizat de compania de consultanță financiară Ernst &Young în 2019 arată cele mai mari provocări pe care reprezentanții companiilor le întâmpină în cazul gestionării in-house a activităților de salarizare și administrare personal.

 

sursa: Ernst&Young – 2019 EY Global Payroll Survey

 

20% dintre respondenți au spus că cea mai mare provocare este raportarea către management. Deși de multe ori se fac eforturi pentru alinierea strategiilor de HR și payroll, în companii există în continuare divergențe legate de cine – cui raportează. Doar 57% dintre respondenți raportează activitățile de salarizare la HR, 29% către departamentul financiar, 9% către alte departamente și 5% către financiar/HR.

Este interesant însă că 49% dintre respondenți consideră că activitățile de salarizare ar trebui să se raporteze la HR. Este însă mult mai ușor când rapoartele pentru activitățile de salarizare și administrare personal vin de la o companie specializată în domeniu care le trimite direct managerilor de HR și, în funcție de caz, managerilor generali.

Payroll report within your organization
sursa: Ernst&Young – 2019 EY Global Payroll Survey


18% dintre respondenți au spus că cea mai mare provocare este găsirea talentelor potrivite.

Oamenii din echipa de payroll trebuie să îndeplinească multe cerințe și sunt adesea greu de găsit. Este important să cunoască legislația muncii și legislația fiscală în materie de salarii, să aibă cunoștințe de IT, abilitatea de a se adapta la schimbări, precum și compatibilitatea cu ceilalți membri ai echipei. Mulți participanți la studiul E&Y au spus că vor căuta la nivel local oameni, dacă va fi cazul, însă ai nevoie de specialiști care pot să îmbunătățească activitățile de salarizare și administrare personal, în timp ce mențin la zi task-urile.

Printre provocările pe care le întâmpină companiile sunt și depunerea cu întârziere a documentelor către autoritățile statului, datele și input-urile nesatisfăcătoare oferite aplicațiile informatice pe care le folosesc, precum și managementul angajaților mobili.

Cornel Anghel, Outsourcing Manager, și Silvia Manolache, Senior Outsourcing Manager în cadrul BIA HR îți povestesc care sunt provocările pe care le întâmpină acum companiile și care sunt beneficiile externalizării activităților de salarizare de și administrare personal prin BIA HR.

Care sunt principalele motive pentru care multe companii apelează la serviciile de salarizare și administrare personal BIA HR?

Principalele motive sunt complexitatea proceselor de payroll, administrare personal, Revisal, completarea Declarației 112, în contextul schimbărilor frecvente din legislație, precum și în contextul lipsei unor oameni de HR seniori și stabili. De asemenea, companiillor le lipsesc aplicațiile software potrivite. Acestea fie nu mai țin pasul cu modificările legislative și complexitate proceselor, fie sunt scumpe.

Ce probleme întâmpină în momentul în care solicită suportul BIA?

De cele mai multe ori reprezentanții companiilor sunt nemulțumiți de actualul furnizor, sunt copleșiți de volumul de activitate, de fluctuația mare a oamenilor din departamentul propriu de HR sau de lipsa de specialiști pe piață.

Cu ce probleme/situații se confruntă acum companiile pe partea de salarizare și administrare personal, situații generate și de măsuri legislative/măsuri de ajutor financiar acordate de stat. Cum le ajutați în acest sens?

Legislația este într-o continuă schimbare datorită flexibilizării relațiilor de muncă, timpului de muncă, extinderii pachetelor de beneficii, datorită dezvoltării mediului de afaceri. Specialiștii în payroll și administrare personal întâmpină greutăți în monitorizarea acestor schimbări legislative și în punerea corectă în aplicare a acestora din cauza faptului că aceste prevederi nu sunt clare, iar instituțiile statului nu oferă răspunsuri clare pe teme precum Revisal, programul Kurzarbeit, șomaj tehnic, bani în telemuncă, concedii de supraveghere copii.

Echipa BIA HR, fiind o echipă stabilă, cu specialiști seniori, are expertiză pe o cazuistică variată de spețe de resurse umane și este la zi cu schimbările din legislația muncii și legislația fiscala, oferind soluții eficace și în timp util partenerilor.

Care sunt pașii colaborării cu BIA HR pe partea de salarizare și administrare personal?

Cum este firesc, începem cu procesul de implementare al serviciului. În această etapa preluăm bazele de date ale partenerului și draft-urile de documente de administrare de personal și salarizare, le analizăm și le implementăm în aplicațiile noastre. În paralel, derulăm un calcul de salarii, pentru a ne asigura ca am înțeles pe deplin modul de calcul al salariilor și că implementarea a fost făcută cum trebuie. În această etapă recomandăm și un audit al dosarelor de personal care să fie făcut de specialiștii BIA HR.

Prin ce se diferențiază serviciile de salarizare și administrare personal BIA de cele ale altor companii care oferă servicii similare?

Calitatea serviciilor de salarizare și administrare de personal oferite de BIA HR, este garantată de o echipă de profesioniști, experți în legislația muncii. Stabilitatea, flexibilitatea și proactivitatea  consultanților în contextul dinamicii legislației, definesc echipa noastra.

Care sunt avantajele unei companii care externalizează serviciile de salarizare și administrare personal?

Orice partener se simte în siguranță știind că activitățile de payroll și administrare personal sunt în grija unor experți în legislația muncii, proactivi și mereu atenți la nevoile lor. De asemenea, conformitatea cu prevederile GDPR, stabilitatea echipei, predictibilitatea bugetului și reducerea costurilor sunt avantaje care merită subliniate.

Beneficiile folosirii serviciilor de salarizare și administrare personal BIA HR

BIA HR oferă soluții de externalizare totală sau parțială a activității de salarizare și administrare de personal. Descoperă ce beneficii vei avea în activitate:

  • Din poziția de Manager de Resurse Umane te vei putea concentra pe dezvoltarea afacerilor și a capitalului uman din cadrul companiei, renunțând la operațiunile de rutină, legate de managementul personalului.
  • Vei observa o creștere a calității serviciilor în operațiuni de rutină (de ex. salarizare, administrare personal), prin parteneriatul cu o companie specializată, având competențe dezvoltate exclusiv pe aceste segmente.
  • Compania ta va ține pasul cu modificările legislative și va avea acces la personal cu înaltă calificare, disponibil ori de câte ori ai întrebări despre aceste modificări.
  • Flexibilitate în adăugarea de noi servicii, legate de exemplu de dezvoltarea teritorială, echipa BIA HR preluând rapid sarcinile și responsabilitățile legate de salarizare și administrare personal.
  • Confidențialitatea datelor transferate companiei de consultanță în resurse umane, pentru procesele de salarizare și administrare personal.
  • Predictibilitate. Din partea BIA HR primești un cost predefinit, clar mai avantajos decât desfășurarea activității cu personal propriu (care implică salarii, bonusuri, tichete de masă, training-uri, team building-uri, echipamente IT, infrastructură birou, consumabile birotică, chirii spații de lucru, costuri cu fluctuația personalului din propriul departament HR, costuri cu achiziția de software specializat etc.)
  • Tehnologia software pe care o folosim ne permite să depășim dificultăţile tradiționale ale proceselor de externalizare și să asigurăm transparența, disponibilitatea și securitatea informațiilor puse la dispoziție de companiile partenere.
  • Vei avea un control mai bun asupra activităților de resurse umane, prin acuratețea rapoartelor furnizate.

Externalizarea serviciilor de salarizare și administrare personal are un impact pozitiv asupra experienței angajaților în companie. Aceștia au ocazia de a pune întrebări unui personal calificat, care oferă profesionalism, transparență și promptitudine în răspunsuri. De asemenea, din poziția de manager HR sau manager general poți acorda mai mult timp activităților de wellbeing, adaptarea lor la noile condiții de lucru fiind esențială pentru crearea unei experiențe plăcute de lucru.

Ai în plan să externalizezi serviciile de salarizare și administrare personal? Cere o ofertă personalizată aici.

Sursă:

https://www.ey.com/en_gl/workforce/how-organizations-can-prepare-for-the-payroll-of-the-future