Poate unul dintre cele mai mari câștiguri ale acestei perioade pline de provocări economice, sociale și emoționale este faptul că am deprins mai multă încredere în oamenii din echipele noastre. Am văzut că remote work funcționează, că rezultatele pot fi obținute și fără a vedea fizic colegii la birou. Desigur, nu este cea mai bună variantă de lucru, însă este dorită chiar și după ce lucrurile pe plan medical se vor liniști. Și este de așteptat să avem colegi care vor dori să adopte stilul hibrid, să lucreze și de acasă, dar să vină și la birou în anumite zile. Alți colegi vor prefera să rămână în remote work pe termen lung.
Stilul hibrid de lucru este și varianta pe care au anunțat-o și marile companii precum Google și Apple.
CEO-ul Google, Sundar Pichai, a anunțat că Google va începe anul acesta un program-pilot pentru lucrul hibrid, în care anumiți angajați vor lucra din birourile companiei cel puțin trei zile pe săptămână și de acasă sau din altă parte în restul săptămânii. CEO-ul Apple, Tim Cook, spune că a învățat că există unele lucruri care sunt perfect de făcut pe Zoom sau FaceTime și declară că este deschis unui mediu hibrid de lucru, pentru a fi împreună și fizic cu oamenii.
De altfel, stilul hibrid de lucru este preferatul angajaților care nu vor să se mai întoarcă la programul 9-17.00, de luni până vineri, dar nici nu vor să continue să lucreze la distanță cu normă întreagă, conform unui studiu realizat de Microsoft pe un eșantion de 31.000 de oameni din 31 de țări. Angajații își doresc ceea ce este mai bun din ambele „lumi”: 73% dintre ei doresc să se bucure în continuare de opțiunile flexibile de lucru la distanță, în timp ce peste 65% doresc să petreacă mai mult timp și cu echipele lor.
În acest context apare o nouă provocare: cum îi aducem împreună pe colegii cu stiluri de lucru diferite și chiar programe de lucru diferite?
Identifică ce probleme pot apărea
Unul dintre cele mai bune exerciții este să te gândești cum va fi perceput stilul de lucru hibrid de către colegi. De exemplu, ar putea exista un curent „Noi versus Ei”, similar cu cel în care există un sediu central și sucursale. Ar putea exista aceleași probleme de coordonare care sunt comune echipelor distribuite geografic. Sunt însă și provocări noi, spune Linda Hill, profesor la Harvard Business School și coautorul cărții Being the Boss: The 3 Imperatives for Becoming a Great Leader. Lucrul în timpul unei pandemii globale adaugă un „strat” de stres și complexitate. De aceea este esențial să gestionezi situația cu multă compasiune și să te întrebi „Care este experiența pe care o au angajații mei la locul de muncă și cum pot să-i ajut să se simtă mai bine în stilul de lucru adoptat, oferindu-le în același timp libertatea de a fi proprii manageri?”
Iată câteva sfaturi pentru ca stilul de lucru hibrid să funcționeze pentru echipa ta.
Arată empatie față de situațiile colegilor
Primul pas este înțelegerea nevoilor diferite ale oamenilor din echipă. Sunt colegi care se pot concentra mai ușor lucrând de acasă, dar care au nevoie să vină și la birou pentru socializare, ședințe importante. De asemenea sunt colegi care poate au probleme de sănătate și nu se simt confortabil să vină la birou sau colegi cu ai căror copii studiază încă online și au nevoie de suport sau au un program mai scurt la școală sau grădiniță.
Găsește cea mai potrivită formă de comunicare, pe baza feedback-ului
După experiența întâlnirilor online și offline, dar și a unor ședințe punctuale cu distanțare la birou, colegii îți pot spune ce funcționează cel mai bine pentru echipă. De asemenea, este important să le vorbești despre condițiile de la birou (săli de ședințe, tehnologia disponibilă) astfel încât să poată lua decizii informate.
Stabilește alături de oamenii din echipă cum și când veți comunica, cine trebuie să fie întâlniri și cine trebuie să ia parte la decizii. Este important să ajungeți la un acord cu privire la normele de comunicare, să definiți prin ce canal se face comunicarea în anumite situații pentru a crea așteptări realiste atât oamenilor care lucrează și de la birou, cât și celor care sunt remote pentru o lungă perioadă.
Vorbește și despre structura programului de lucru
Este posibil ca oamenii care lucrează remote să-și dorească mai multă flexibilitate și libertatea a-și face programul în funcție și de aspecte care țin de viața personală, iar oamenii de la birou ar putea dori mai multă structură. Obiectivul tău este acela de a aduce oamenii împreună, susținând managerii, dar și colegii să identifice, să noteze și să facă publice intervalele de timp când sunt disponibili astfel încât așteptările să fie realiste. Asigură-te că toate întâlnirile sunt înregistrate, astfel încât angajații să aibă libertatea de a lucra și asincron.
Militează ca orice formă de comunicare să includă și colegii remote
Tentația cea mai mare în stilul de lucru hibrid este ca acei colegi care vin la birou să ia decizii offline cu alți colegi care sunt și ei prezenți fizic. Astfel ar putea apărea nemulțumiri în echipă din partea colegilor care lucrează de acasă. Dar, pentru a încuraja un mediu în care fiecare coleg se simte inclus, această mentalitate trebuie să se schimbe. Amintește constant colegilor de la birou să folosească canalele de comunicare convenite pentru toate conversațiile legate de muncă mai degrabă decât să țină discuții în pauza de cafea. Încurajează folosirea sălilor de videoconferințe pentru ca echipele să funcționeze mai bine.
Stabilește priorități astfel încât oamenii să aibă flexibilitate
Este important să încurajezi managerii să aibă întâlniri online săptămânale cu oamenii din echipă în care să sublinieze task-urile urgente care trebuie realizate în acea săptămână, dar și task-urile care ar ai fi plăcut să fie realizate. Astfel oamenii vor ști cum să-și organizeze programul și vor fi poate mai puține situațiile de necoordonare între colegii de la birou și cei de acasă.
Stabilește indicatorii de performanță
Toți colegii trebuie să știe cum le este măsurată munca, care sunt acei indicatori care arată că și-au îndeplinit obiectivele. Acești indicatori de performanță ar trebui să se regăsească și în fișa postului. Astfel oamenii vor ști la ce să fie atenți când lucrează, fără a avea stresul că fac asta de la birou sau de acasă.
Oferă suport prin întâlnirile one-to-one. Crește frecvența dacă e cazul
Lumea se vede diferit pentru oamenii care lucrează de acasă, dar și pentru cei de la birou care trebuie să facă față unei comunicări la distanță. De aceea și feedback-ul colegilor contează tot mai mult pentru a face lucrurile să funcționeze. Și este cu atât mai important ca în această perioadă cu multe schimbări să ții aproape oamenii, prin stabilirea unor întâlniri mai dese decât într-o perioadă normală. Misiunea ta este să verifici constant care este dispoziția colegilor, să afli situațiile lor particulare și ceea ce-i preocupă. Acordă timp egal atât pentru discuțiile față în față cu acei colegi care vin la birou, cât și pentru one-to-one urile online astfel încât oamenii să se simtă apreciați și conectați.
Subliniază rolul fiecărui coleg în echipă
Este poate dificil să faci asta când ai în echipă sute de angajați, dar poți încuraja managerii direcți să arate colegilor care este scopul companiei și cum fiecare coleg poate contribui, prin rolul lui și rezultatele obținute, la atingerea acestui scop. Este important ca oamenii să aibă o imagine de ansamblu asupra planurilor companiei, să înțeleagă cât sunt de importanți în realizarea acestor planuri astfel încât să aibă și dorința de a se implica.
Stabilește întâlniri informale
Întâlnirile informale în echipă la Happy Friday, în oraș sau în teambuilding-uri nu sunt momentan posibile, dar într-un context cu multe provocări e nevoie și de voie bună în echipă. Și putem găsi variante de distracție la distanță, prin întâlniri one-to-one online între colegi astfel încât să aibă ocazia să se cunoască și chiar să-și îmbunătățească dispoziția. Pot fi stabilite random prin intermediul aplicației Slack sau a altor tool-uri de comunicare internă. Tot pe canalele de comunicare internă, poți stabili diverse grupuri care refac viața de la birou, precum Cafeaua de dimineață, Happy Friday, pauza de prânz.
De asemenea poți crea meeting-uri online informale în jurul prânzului, astfel încât oamenii să poată găti în același timp și să povestească așa cum făceau când luau masa împreună la birou. Include în agenda online, atunci când se poate, întâlniri în care oamenii să poată vorbi spre cărțile pe care le citesc, despre copiii lor, despre filmele preferate și asigură-te că aceste evenimente sunt deschise tuturor celor din echipă, indiferent de locul în care lucrează.
Așteptările angajaților se schimbă într-un ritm poate mai alert decât în alți ani și este nevoie să ținem pasul cu aceste schimbări. Echipa de HR și cea management ar trebui să fie primele care îmbrățișează schimbarea, printr-o viziunea mai largă asupra productivității și prin deschiderea de a găsi împreună cu fiecare coleg stilul potrivit de lucru, adaptat poveștii sale.
Surse:
https://www.hays.com.au/blog/insights/7-ways-to-manage-a-hybrid-team-in-an-inclusive-way
https://hbr.org/2020/10/how-to-manage-a-hybrid-team
https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/hybrid-work
https://www.hrdive.com/news/google-to-open-offices-in-september-2021-pilot-hybrid-work-model/592663/
https://www.businessinsider.com/silicon-valley-future-of-work-port-coronavirus-apple-amazon-facebook-2020-10