Indiferent de domeniul de activitate, existenta unui business depinde de gestionarea unui set complex de activitati. Atunci cand o parte dintre aceste activitati nu pot fi efectuate de un departament intern, apare necesitatea externalizarii. Un exemplu relevant in acest sens este reprezentat de serviciile de salarizare si administrare de personal.
Gestionarea activitatilor de payroll presupune existenta unor specialisti care sa dispuna de cunostinte in materie de legislatia muncii, contabilitate, precum si o informare constanta cu privire la legislatia fiscala. In absenta acestor cunostinte, pot aparea erori in procesul de salarizare si administrare de personal, greseli ce pot ingreuna bunul mers al organizatiei.
Exceptand cazurile in care vorbim despre un business specializat in servicii de payroll, activitatile care tin de administrarea si salarizarea personalului, precum si intocmirea documentelor necesare pentru fiecare angajat in parte implica timp, bani si un consum stresant de resurse pretioase. Atunci cand se doreste evitarea riscului unor penalitati fiscale aplicate angajatorului, o solutie convenabila este incredintarea serviciilor de salarizare si administrare de personal unei firme specializate. Odata luata decizia externalizarii activitatilor de payroll, trebuie avute in vedere o serie de aspecte care sa garanteze ca alegerea partenerului care va furniza aceste servicii este cea mai buna.
Posibilitatea de a alege
Inainte de a incepe decide alegerea unui partener care sa furnizeze serviciile externalizate de payroll, organizatia trebuie sa hotarasca si cat de implicata doreste sa fie in acest proces. Cu alte cuvinte, este necesar sa fie analizata situatia si sa se stabileasca daca externalizarea va fi una totala sau partiala. Astfel, daca se ajunge la concluzia ca apelarea la o firma specializata este mult mai rentabila decat infiintarea unui departament intern de payroll, este bine ca liderii companiei sa stabileasca care sunt nevoile pe care aceasta le are. Ulterior, in functie de marimea organizatiei si de bugetul disponibil in acest sens, se poate incepe o trecere in revista a potentialilor parteneri si a ofertelor disponibile.
Multi dintre furnizorii de servicii de salarizare si administrare de personal se pot arata flexibili fata de nevoile potentialilor clienti, oferindu-le posibilitatea de a opta fie pentru un pachet ce include externalizarea totala, fie pentru gestionarea partiala a acestor activitati. Posibilitatea de a alege o solutie care sa se plieze cat mai bine pe necesitatile de business ale organizatiei aduce cu sine si o predictibilitate a costurilor. Astfel, daca un furnizor se arata dispus sa se adapteze nevoilor organizatiei care apeleaza la serviciile sale si concepe un pachet personalizat, oferind totodata si o estimare a costurilor pe care acesta l-ar implica, este bine ca el sa fie inclus pe lista scurta a potentialilor parteneri.
Transparenta si usurarea muncii
Atunci cand vorbim despre furnizori de servicii externalizate de salarizare si administrare de personal trebuie sa avem in vedere ca nu toate firmele care activeaza pe piata sunt la fel. Decizia alegerii partenerului potrivit este mai greu de luat atunci cand organizatia se afla la inceput de drum, dar in continua dezvoltare, si este pentru prima data cand se opteaza pentru aceasta varianta.
De obicei, hotararea de a incredinta aceste activitati unei firme specializate apare din nevoia de a optimiza costurile si de a economisi timp si energie. Asadar, alegerea partenerului trebuie sa tina cont de cat de mult le va usura munca aceasta schimbare angajatilor interni si sa fie indreptata in favoarea intregii organizatii.
La fel ca in orice alt domeniu, externalizarea salarizarii si administrarii de personal poate aduce costuri ascunse sau neplaceri. Acesta este si motivul pentru care optiunile trebuie evaluate in detaliu, facand estimari de costuri si solicitand detalii privind termenii unei potentiale colaborari. De asemenea, extrem de important este sa existe o garantie a confidentialitatii datelor furnizate partenerului si sa fie furnizate informatii cu privire la modul in care acestea vor fi stocate si integrate in programele informatice cu care se lucreaza.
Nu in ultimul rand, inainte de a lua o decizie, este bine sa fie analizat si portofoliul de clienti al potentialului partener, ori testimonialele lor, daca ele exista, pentru ca aceste detalii reprezinta, de multe ori, un indiciu ca parteneriatul poate fi unul de succes.
ECHIPA BIA HR