Servicii salarizare/Payroll. Află beneficiile externalizării acestor activități prin BIA HR!

Prevederile din legislația muncii și legislația financiară se schimbă frecvent și, din poziția de manager al unei companii sau director HR, activitatea de payroll și administrare personal poate fi copleșitoare. Îți ocupă mare parte din timpul de lucru și mută activitățile de motivare a oamenilor de multe ori în plan secund, cu efecte asupra retenției și, implicit, asupra bugetului companiei.

BIA HR, compania de consultanță în resurse umane cu o tradiție de peste 30 de ani, oferă din anul 2005 servicii salarizare și administrare de personal. Specialiștii BIA HR, printre care 10 experți certificați în legislația muncii, sunt întotdeauna la curent cu modificările apărute în materie de legislație a muncii sau legislație fiscală aplicabilă salariilor și veniturilor asimilate acestora, astfel încât să poată oferi tot suportul necesar partenerilor.

De ce să externalizezi activitățile de payroll și administare personal?

Studiul Ernst & Young Payroll Survey 2022 arată cum sunt gestionate activitățile de payroll în companii și ce dificultăți întâmpină angajatorii: 

• Aproximativ 57% dintre companii își desfășoară activitățile de salarizare în cadrul structurilor interne, în timp ce aproximativ 43% apelează la servicii externalizate.
• Circa 68% dintre companii își derulează activitățile de resurse umane prin departamente interne, în timp ce 32% folosesc servicii externalizate.
• În aproximativ 54% dintre companii, administrarea timpului de lucru al angajaților și al pontajului este realizat printr-un sistem automatizat, în timp ce 46% încă folosesc un model manual de procesare.
• 97% dintre companii consideră că externalizarea serviciului de plată al salariilor evită întârzieri cu plățile și doar 3% consideră că ar putea înregistra întârzieri de pe urma externalizării acestui proces. 

Aproximativ 44% dintre companii au o singură persoană care se ocupă cu administrarea personalului, 26% au două persoane și 30% au trei sau mai mulți salariați desemnați să se ocupe cu această activitate. Astfel că, 56% dintre cei chestionați în cadrul sondajului spun că departamentele care se ocupă cu întocmirea documentelor și a actelor de administrare a personalului au nevoie de 3-5 zile pentru procesarea informațiilor, în timp ce aproximativ 44% consideră că au nevoie de maximum două zile. 66% dintre respondenți susțin că pentru plata salariilor este nevoie ca informațiile să fie trimise cu 3-5 zile înainte și 34% spun că au nevoie de doar două zile pentru a sigura acest proces.

Așadar echipele care se ocupă de activitățile de administrare a personalului sunt mici și este nevoie de un timp de procesare a informațiilor mai îndelungat.  Nevoia unui sistem mai rapid este cu adevărat necesară, pentru a putea evita eventuale întârzieri și pentru a putea reduce timpul de care este nevoie pentru închiderile de lună.

Cornel Anghel, Outsourcing Manager, și Silvia Manolache, Senior Outsourcing Manager în cadrul BIA HR îți povestesc care sunt provocările pe care le întâmpină acum companiile și care sunt beneficiile externalizării activităților de salarizare de și administrare personal prin BIA HR.

Care sunt principalele motive pentru care multe companii apelează la servicii salarizare și administrare personal BIA HR?

Principalele motive sunt complexitatea proceselor de payroll, administrare personal, Revisal, completarea Declarației 112, în contextul schimbărilor frecvente din legislație, precum și în contextul lipsei unor oameni de HR seniori și stabili. De asemenea, companiillor le lipsesc aplicațiile software potrivite. Acestea fie nu mai țin pasul cu modificările legislative și complexitate proceselor, fie sunt scumpe.

Ce probleme întâmpină în momentul în care solicită suportul BIA?

De cele mai multe ori reprezentanții companiilor sunt nemulțumiți de actualul furnizor, sunt copleșiți de volumul de activitate si de frecventa modificarilor legislative, de fluctuația mare a oamenilor din departamentul propriu de HR sau de lipsa de specialiști pe piață.

 

Cu ce probleme/situații se confruntă acum companiile pe partea de salarizare și administrare personal? Cum le ajutați în acest sens?

„Legislația în mișcare” ar putea defini foarte bine ceea ce se întâmplă de câțiva ani în activitatea de resurse umane, întrucat aceasta este într-o continuă schimbare datorită flexibilizării relațiilor de muncă, timpului de muncă, extinderii pachetelor de beneficii, datorită dezvoltării mediului de afaceri. 

Specialiștii în payroll și administrare personal întâmpină greutăți în monitorizarea acestor schimbări legislative și în punerea corectă în aplicare a acestora din cauza faptului că aceste prevederi nu sunt clare, iar instituțiile statului nu oferă răspunsuri clare.

Echipa BIA HR, fiind o echipă stabilă, cu specialiști seniori, are expertiză pe o cazuistică variată de spețe de resurse umane și este la zi cu schimbările din legislația muncii și legislația fiscala, oferind soluții eficace și în timp util partenerilor.

Care sunt pașii colaborării cu BIA HR pe partea de salarizare și administrare personal?

Cum este firesc, începem cu procesul de implementare al serviciului. În această etapa preluăm bazele de date ale partenerului și draft-urile de documente de administrare de personal și salarizare, le analizăm și le implementăm în aplicațiile noastre. În paralel, derulăm un calcul de salarii, pentru a ne asigura ca am înțeles pe deplin modul de calcul al salariilor și că implementarea a fost făcută cum trebuie. În această etapă recomandăm și un audit al dosarelor de personal care să fie făcut de specialiștii BIA HR.

Prin ce se diferențiază aceste servicii salarizare și administrare personal, oferite de BIA HR, de cele ale altor companii care oferă servicii similare?

Calitatea serviciilor de salarizare și administrare de personal oferite de BIA HR, este garantată de o echipă de profesioniști, experți în legislația muncii. Stabilitatea, flexibilitatea și proactivitatea  consultanților în contextul dinamicii legislației, definesc echipa noastra.

Care sunt avantajele unei companii care externalizează serviciile de salarizare și administrare personal?

Orice partener se simte în siguranță știind că activitățile de payroll și administrare personal sunt în grija unor experți în legislația muncii, proactivi și mereu atenți la nevoile lor. De asemenea, conformitatea cu prevederile GDPR, stabilitatea echipei, predictibilitatea bugetului și reducerea costurilor sunt avantaje care merită subliniate.

Beneficiile oferite de BIA HR prin servicii salarizare și administrare personal

BIA HR oferă soluții de externalizare totală sau parțială a activității de salarizare și administrare de personal. Descoperă ce beneficii vei avea în activitate:

• Din poziția de Manager de Resurse Umane te vei putea concentra pe dezvoltarea afacerilor și a capitalului uman din cadrul companiei, renunțând la operațiunile de rutină, legate de managementul personalului.
• Vei observa o creștere a calității serviciilor în operațiuni de rutină (de ex. salarizare, administrare personal), prin parteneriatul cu o companie specializată, având competențe dezvoltate exclusiv pe aceste segmente.
• Compania ta va ține pasul cu modificările legislative și va avea acces la personal cu înaltă calificare, disponibil ori de câte ori ai întrebări despre aceste modificări.
• Flexibilitate în adăugarea de noi servicii, legate de exemplu de dezvoltarea teritorială, echipa BIA HR preluând rapid sarcinile și responsabilitățile legate de salarizare și administrare personal.
• Confidențialitatea datelor transferate companiei de consultanță în resurse umane, pentru procesele de salarizare și administrare personal.
• Predictibilitate. Din partea BIA HR primești un cost predefinit, clar mai avantajos decât desfășurarea activității cu personal propriu (care implică salarii, bonusuri, tichete de masă, training-uri, team building-uri, echipamente IT, infrastructură birou, consumabile birotică, chirii spații de lucru, costuri cu fluctuația personalului din propriul departament HR, costuri cu achiziția de software specializat etc.)
• Tehnologia software pe care o folosim ne permite să depășim dificultăţile tradiționale ale proceselor de externalizare și să asigurăm transparența, disponibilitatea și securitatea informațiilor puse la dispoziție de companiile partenere.
• Vei avea un control mai bun asupra activităților de resurse umane, prin acuratețea rapoartelor furnizate.

Externalizarea unor servicii salarizare și administrare personal are un impact pozitiv asupra experienței angajaților în companie. Aceștia au ocazia de a pune întrebări unui personal calificat, care oferă profesionalism, transparență și promptitudine în răspunsuri. De asemenea, din poziția de manager HR sau manager general poți acorda mai mult timp activităților de wellbeing, adaptarea lor la noile condiții de lucru fiind esențială pentru crearea unei experiențe plăcute de lucru.

Ai în plan să apelezi la servicii salarizare și administrare personal? Cere o ofertă personalizată!

Sursă:

https://www.ey.com/en_gl/workforce/how-organizations-can-prepare-for-the-payroll-of-the-future