Chiar daca relatia dintre angajator si angajat trebuie sa fie una bazata pe incredere reciproca si respect, monitorizarea activitatilor pe care oamenii le intreprind la locul de munca reprezinta o practica destul de comuna. Aceasta este menita sa ofere angajatorului o imagine de ansamblu a calitatii muncii prestate de personal, iar angajatii ar trebui sa fie constienti de faptul ca un business depinde, in mare masura, de evaluarea constanta a riscurilor care pot pune in pericol reputatia sau bunul mers al organizatiei. Cu toate acestea, odata cu evolutia tehnologiei, numeroase persoane au inceput sa priveasca cu retincenta aceasta practica si sa se intrebe daca nu cumva le-ar putea fi incalcat dreptul la intimitate.
Pe de o parte, trebuie sa recunoastem ca monitorizarea activitatii angajatilor poate atrage cu usurinta probleme ce tin de sfera eticii profesionale si a celor legale. Pe de alta, este normal ca angajatorul sa fie preocupat de ceea ce fac angajatii la locul de munca, in timp ce folosesc echipamentele companiei si in timpul orarului de lucru. Totusi, exista o granita destul de fina intre aceasta preocupare si intre o supraveghere stricta, care ar duce la incalcarea intimitatii angajatilor. Asadar, aceasta nu ar trebui sa depaseasca punctul in care ea vizeaza mentinerea productivitatii sau a reputatiei, ori aspecte ce tin de securitatea datelor cu caracter intern sau confidential.
Care sunt limitele peste care nu trebuie sa trecem
Asa cum am mentionat, evolutia tehnologiei face a instrumentele de monitorizare sa fie dintre cele mai diverse. Astfel, daca supraveghetorii sau sefii de tura care sa se asigure ca angajatii au tot ce le trebuie pentru a-si face treaba in mod corespunzator tin mai degraba de trecut, astazi exista optiuni precum filtre de email, blocarea site-urilor cu continut daunator sau stocarea istoricului apelurilor telefonice pe telefonul de munca. Uneori, mai ales in cazul companiilor mari, care lucreaza cu un volum mare de date, existenta unor masuri de securizare a informatiilor care sa implice monitorizarea modului in care acestea sunt folosite reprezinta una dintre solicitarile clientilor care le incredinteaza diverse servicii.
Exista niste limite peste care angajatorii nu ar trebui sa treaca, in incercarea lor de a evita lucruri grave, cum ar fi scurgeri de informatii sau atacuri cibernetice. Unul dintre lucrurile care ar trebui sa nu lipseasca din relatia angajatorului cu angajatul este transparenta. Inainte de toate, organizatia trebuie sa elaboreze un set de reguli si documente informative, care sa fie distribuite periodic catre angajati si din care sa reiasa in mod foarte clar ce anume se monitorizeaza, unde anume si in ce conditii. Totodata, este extrem de important ca angajatilor sa li se explice de ce este monitorizarea atat de importanta, care sunt beneficiile pe care aceasta la aduce organizatiei si cum ajuta ea la mentinerea stabilitatii mediului de lucru.
Stocarea datelor, folosirea telefonului si a retelelor de socializare
Sistemele de monitorizare pot deveni adesea intruzive si deranjante, fie ca vorbim despre metode de tip software sau despre unele precum camerele de supraveghere, care nu pot fi puse chiar in orice loc din cladire, spre exemplu. Totodata, angajatorii care monitorizeaza date in vederea stocarii lor trebuie sa se asigure ca acestea sunt pastrate in siguranta si sa isi informeze si angajatii cu privire la acest lucru, astfel incat ei sa nu isi faca griji cu privire la faptul ca bazele de date ar fi sparte, iar informatiile ar putea ajunge pe maini nepotrivite. Stocarea datelor monitorizate este vitala deoarece istoricul actiunilor realizate de angajati in sistemul informatic, chiar si fara intentie, ii poate ajuta pe specialistii din departamentul de IT sa identifice si sa elimine cauza unei probleme care a dus la vulnerabilizarea intregului sistem.
In contextul actual, este recomandat sa existe si o politica privind utilizarea retelelor de socializare, in care sa fie specificat daca este permisa folosirea acestora in timpul programului, precum si in ce masura sau in ce context angajatii pot posta lucruri despre compania unde lucreaza. In ceea ce priveste telefoanele mobile, ar fi de preferat ca angajatorii sa nu impuna restrictii, dar sa existe reguli clare pentru situatii in care folosirea lor poate afecta activitatea angajatilor, cum ar fi in cazul soferilor. Nici folosirea internetului nu ar trebui sa fie restrictionata, cand vine vorba despre cautari obisnuite, insa departamentele de IT au la dispozitie suficiente instrumente cu care pot bloca accesarea unor site-uri.
ECHIPA BIA HR