În săptămâna de dinainte de concediu, parcă nu mai există program normal de lucru. Agenda parcă nu se mai termină de task–uri actuale și viitoare pe care tu și colegii trebuie să le lăsați în ordine. Pare cumva că plecați într-un concediu de câteva luni nu de 1-2 săptămâni. Și ritmul acesta de lucru își pune amprenta asupra dispoziției oamenilor, care sunt tot mai nervoși, stresați și nicidecum aproape de dispoziția de vacanță. Iar unii continuă să lucreze și în concediu. Cum restabiliești echilibrul în echipa ta? Cum faci managementul concediilor, astfel încât perioada de dinainte de plecare și după revenire să nu mai fie atât de solicitantă? Afli în cele ce urmează.
„Ai lucrat vreodată din concediu?” este întrebarea pe care BIA HCS a adresat-o pe LinkedIn. Și 60% dintre participanții la survey au spus Da, 22% – Nu, 8% – Uneori, cu limite stabilite, 10% – am verificat e-mailul. Datele ne arată că nu mai există limite între job și viață personală, că oamenii nu se mai pot bucura cu adevărat de concedii, iar acest lucru se reflectă în dispoziția lor și ulterior în business.
Și dacă privim în urmă la ultimii 4 ani, pare că am intrat în starea de pilot automat. Pandemia, incertitudinea economică, inflația, creșterea costului vieții, linia neclară între job și viața personală creează mai mult stres ca niciodată.
Iar vacanțele își au rolul lor, sunt un moment de detașare, relaxare, iar pentru companii sunt o oportunitate strategică de a investi în energia organizațională. Energia unei companii vine de la oamenii săi, așa că, dacă liderii își doresc colegi implicați și productivi, ar trebui să investească în programe orientate spre susținerea stării de bine.
Și cum perioada concediilor a început și probabil că și în echipa ta se vede agitația pre și post vacanță, ia în considerare câteva tehnici de management al concediilor. Vor susține oamenii să plece și revină mai relaxați.
Asigură-te că toți colegii își folosesc zilele de concediu
Aceasta poate fi uneori o provocare, mai ales în perioade în care echipa funcționează cu mai puțini oameni decât ar trebui. Dar mai important este să menții productivitatea și nivelul de energie. Un lider cu perspectivă știe că o companie funcționează cu energia care vine de la angajații săi. De aceea ar trebui să-ți încurajezi colegii să-și planifice vacanțele pe tot parcursul anului, nu doar în perioada sărbătorilor. Conform Codului Muncii au dreptul la minimum 20 de zile de concediu pe an, și fiecare angajat ar trebui să efectueze intr-un an calendaristic cel putin 10 zile lucratoare de concediu neîntrerupt. O comunicare bună despre concedii și planificarea acestora din timp, permite oamenilor să economisească bani pentru concediu, să planifice și să aștepte cu nerăbdare o vacanță, iar tu poți să planifici din timp activitatea pentru perioada cât lipsesc. O altă soluție este închiderea companiei pentru 1-2 săptămâni, perioadă pe care o comunici din timp și o alegi cu atenție, de exemplu pentru a fi în afara perioadelor cu examene ale copiilor. Această tactică vă permite să pregătiți clienți și alte părți interesate.
Plătește colegii pentru a-și lua concediu
Principalul motiv pentru care oamenii nu își iau vacanțe este financiar. Poate că nu au suficienți bani pentru a planifica o călătorie, iar companiile pot și ar trebui să abordeze latura economică a vacanțelor și să ofere potențiale soluții pentru angajați. De exemplu, să plătești zilele suplimentare de concediu. Acesta este un câștig atât pentru angajat, cât și pentru companie, deoarece angajatul va avea atunci timp și bani pentru concediu, iar organizația reduce numărul de zile de concediu care pentru care trebuie să și blocheze bani. O altă soluție este să plătești bonusurile în perioadele în care oamenii vor să facă rezervările pentru concedii (de obicei pe la începutul anului, cât și vacanțele au prețuri bune) sau să oferi reeduceri la vacanțe saui burse anuale de călătorie.
Stabilește în avans un plan de concedii
Compania are nevoie de o acoperire adecvată a activității pe timpul vacanței, mai ales dacă oferă clienților asistența sau activează în producție. În același timp, oamenii își doresc și au nevoie de timp liber. Și compania are nevoie de oameni relaxați și cu energie. Răspunsul? Stabilește termene limită pentru cererile de concediu de vară și creează în funcție de acestea, un program de vacanțe.
Procedând astfel, vei putea comunica oamenilor perioadele când vor lipsi mai mulți colegi și puteți stabili prioritățile pentru acele perioade și cine pe cine înlocuiește. De asemenea, le permiți oamenilor să se informeze din timp despre task-urile pe care le preiau și să evite aglomerarea în săptămâna premergătoare concediului. O soluție pentru a nu aglomera echipa este să luați interni pe timpul verii.
Urmărește volumul de muncă al echipei tale
Ar trebui să fii realist cu privire la cât de multă muncă le vei cere angajaților tăi să facă în perioada când alți colegi sunt în concediu. Ia în considerare task-urile lor actuale și cerințele suplimentare atunci când setezi așteptările.
Volumul de lucru poate fi gestionat eficient și se pot stabili așteptări și termene realiste pentru ca oamenii să nu se simtă copleșiți. Discută cu ei în întâlnirile 1:1 despre preocupările pe care le au în perioada concediilor din companie și despre soluții care le pot optimiza munca.
Identificaă prioritățile de lucru
Poți reduce stresul oamenilor din echipa ta astfel:
- Identifică obiectivele. Ia în considerare timpul, banii, interesele business-ului
- Creează o listă de task-uri prioritare în perioada concediilor. Ar trebui să iei în considerare efortul, importanța, urgența și valoarea.
- Utilizează o matrice de priorități. Nu pierde timpul cu sarcini care nu sunt valoroase și necesită puțin efort.
- Ajustează termenele limită pentru proiecte, acolo unde este posibil
Oferă mai multă flexibilitate în program
Echilibrul dintre viața profesională și viața personală este mai greu de gestionat în apropierea concediilor. Un sondaj realizat în 2022 de YouGov pentru Slack (pe un eșantion de 2.0000 de angajați americani) arată că 73% dintre angajații cu vârsta cuprinsă între 18 și 34 de ani spun că vor fi disponibili în timpul concediilor, deoarece le este greu să se oprească, iar 63% dintre angajați se simt epuizați în timpul liber. În plus, peste 53% dintre angajați au raportat că au fost nevoiți să lucreze în vacanță, chiar dacă au avut timp liber.
66% dintre americani se așteaptă să lucreze în timpul concediilor deoarece angajatorul lor se așteaptă la asta, în timp ce doar 48% dintre germani și 39% dintre cetățenii Marii Britanii simt același lucru.
Pentru a evita această situație, în care oamenii lucrează în concediu, asigură-te că înainte de vacanță au un program flexibil, care să le permită să lucreze în liniște, dar să se ocupe și de pregătiri. Prezintă aceste avantaje din timp și des, astfel încât oamenii să înțeleagă beneficiile care le sunt disponibile și încurajează pe manageri să dea exemplu luându-și timp liber pentru a se relaxa.
Prezintă-le resursele care le susțin sănătatea mintală
Pentru a ajuta oamenii să gestioneze emoțiile premergătoare vacanței, comunică și prezintă resursele de sănătate mintală disponibile în pachetele de beneficii. Pot fi servicii de consiliere sau ateliere de lucru pentru gestionarea stresului. Alte opțiuni sunt adăugarea de zile plătite de sănătate mintală sau acces la o aplicație de sănătate mintală.
Stabilește limite și susține detașarea
Potrivit cercetărilor, oamenilor le este frică să își ia timp liber. Unii sunt îngrijorați că dacă pleacă în concediu pot fi înlocuiți, vacanța le afectează siguranța locului de muncă. Alții spun că nu au pe nimeni care să-i poată înlocui.
Deși este admirabil faptul că angajații aleg să lucreze, lipsa concediului poate duce la epuizare. Și aceasta le poate afecta viața personală și poate scădea performanța la locul de muncă. Pentru a preveni acest lucru, fă tot posibilul pentru a te asigura că se bucură de timpul lor. Încurajează-i să-și dezactiveze notificările, să-și seteze mesajul Out of Office și să nu-și facă griji cu privire la muncă cât timp sunt plecați. Sunt și soluții la nivel de companie pentru a încuraja detașarea, de exemplu să întârziați livrarea e-mailurilor.
Transmite echipei o veste bună înainte de vacanță
Profită de timpul premergător vacanțelor pentru a împărtăși vești bune. Este o tehnică care ajută la creșterea moralului înainte de concediu. Așa că înlocuiește stresul cu laudele pentru task-uri bine făcute sau cu promovări. Astfel colegii vor pleca în vacanță cu o stare de bine și au șanse să revină odihniți și motivați pentru proiectele care urmează.
Surse:
https://www.linkedin.com/pulse/6-ways-maximize-employee-happiness-during-holiday-season-baiya-phd/
https://www.modernhealth.com/post/how-to-support-your-employees-during-the-holidays
https://www.appointment.com/blog/how-to-help-your-team-prepare-for-summer-vacation-season
Citește și:
De ce ar trebui să ai programe de (re)integrare a mamelor la job
Este etic să folosești inteligența artificială în recrutare?