În contextul în care tot mai mulți colegi lucrează acum de la birou sau hibrid, este important să acorzi atenție nevoii de flexibilitate a acestora. Ultimii doi ani au demonstrat că oamenii pot lucra eficient de oriunde și am câștigat mult la capitolul încredere în echipele noastre. Și merită să le arăți în continuare încredere, găsind noi soluții care să le permită să aibă flexibilitate în lucru. Una dintre aceste soluții este saptamana de lucru de 4 zile. Descoperă cum îți poți susține echipa să se adapteze acestei noi forme de lucru, dar și ce rezultate au avut companiile care au testat deja acest program!
Un grup de parlamentari au depus, la Senat, la începutul lunii martie 2022, un proiect de lege care prevede modificarea Codului Muncii. Conform acestui proiect, săptămâna de lucru ar fi de patru zile, cu trei zile de repaus. Pentru angajaţii cu normă întreagă ziua de muncă ar fi, în acest caz, de 10 ore.
Ministrul Muncii, Marius Budăi, spune că această variantă este posibilă, dar o decizie trebuie luată după o discuție cu specialiștii.
„Orice este posibil, dar eu cred că avem nevoie de o analiză mai amplă, şi nu de doar un proiect de lege. Există posibilităţi, dar eu cred că e nevoie de o analiză mai amplă, inclusiv cu specialişti din domeniul sănătăţii şi securităţii în muncă, inclusiv cu mediul privat, pentru că nu putem da o decizie, din punctul meu de vedere, aşa, pentru toată lumea, începând de mâine cu toţii să mergem la serviciu patru zile pe săptămână”, a spus Marius Budăi, într-o intervenție televizată
Ministrul Muncii a precizat că sunt ţări în Europa care au adoptat legi în acest sens, dând exemplul Belgiei, care dă posibilitatea organizării programului de lucru patru zile pe săptămână, zece ore pe zi, fără ca acesta să fie însă obligatoriu.
Programul inegal de lucru există în Codul Muncii
Săptămâna de lucru de 4 zile nu este o noutate pe piața muncii din România. Codul Muncii prevede posibilitatea de lucru inegal. În Articolul 113 se menționează:
Art. 113 . [repartizarea timpului de muncă în timpul săptămânii]
(1) Repartizarea timpului de muncă în cadrul săptămânii este, de regulă, uniformă, de 8 ore pe zi timp de 5 zile, cu două zile de repaus.
(2) În funcţie de specificul unităţii sau al muncii prestate, se poate opta şi pentru o repartizare inegală a timpului de muncă, cu respectarea duratei normale a timpului de muncă de 40 de ore pe săptămână.
Pentru a putea avea program de lucru inegal, este important să incluzi această mențiune în contractul de muncă și în Regulamentul Intern:
Art. 116. [programul de lucru inegal]
(1) Modul concret de stabilire a programului de lucru inegal în cadrul săptămânii de lucru de 40 de ore, precum şi în cadrul săptămânii de lucru comprimate va fi negociat prin contractul colectiv de muncă la nivelul angajatorului sau, în absenţa acestuia, va fi prevăzut în regulamentul intern.
(2) Programul de lucru inegal poate funcţiona numai dacă este specificat expres în contractul individual de muncă.
Avantaje și dezavantaje ale săptămânii de lucru de 4 zile
Înainte de a lua o decizie despre organizarea timpului de lucru într-o săptămână, e important să cunoști percepția românilor despre saptamana de lucru de 4 zile. Conform unui sondaj desfășurat de o platformă de joburi din România, 78% dintre angajați sunt deschiși să lucreze doar 4 zile pe săptămână și cred că acesta este un moment foarte bun pentru adoptarea săptămânii mai scurte de lucru.
Chiar dacă există deschidere pentru săptămâna de lucru de 4 zile, 41% dintre români văd și dezavantaje ale acesteia, principalul constă în volumul mai mare de muncă din cele 4 zile, ca urmare a extinderii orelor de program. 45% se așteaptă ca, în eventualitatea în care va fi adoptat un astfel de mod de lucru în compania pentru care lucrează, va exista o presiune mai mare asupra lor de a termina totul mai repede.
Angajații români văd și partea pozitivă a saptamanii de lucru de 4 zile. 70% consideră că aceasta le va îmbunătăți echilibrul dintre viața profesională și cea privată, 68% se așteaptă să aibă mai mult timp liber pentru a prioritiza sănătatea psihică și fizică, 29% spun că le va crește nivelului de productivitate atunci când sunt la job, iar 25% consideră că astfel va scădea riscul de a ajunge la epuizare.
Cum să-ți ajuți echipa să se adapteze la saptamana de lucru de 4 zile
1. Clarifică ce înseamnă săptămână de lucru de patru zile și ce obiective are compania pentru adoptarea acestui program de lucru
Companiile abordează în mod diferit săptămâna de lucru de 4 zile.Conform unui sondaj SHRM, desfășurat în 2019, 32% dintre companiile din USA ofereau săptămâna de lucru de 40 de zile, în timp ce 15% ofereau săptămâna de lucru de 32 de ore.
Este important așadar să iei o decizie: elimini o zi a săptămânii și plătești angajații pentru 40 de ore întregi, deși aceștia vor lucra doar 32 de ore sau prelungești programul în cele patru zile, astfel încât timpul de lucru să fie în continuare de 40 de ore.
„O evaluare inițială a beneficiilor, a dezavantajelor potențiale, a impactului asupra operațiunilor și costului general este critică”, a spus Jennifer Donnelly, senior vice president for the organizational effectiveness practice, prezentă la HR consultancy Segal.
„Dar nu încerca să vii singur cu toate răspunsurile”, spune antreprenorul Andrew Barnes, autorul cărții The 4 Day Week: How the Flexible Work Revolution Can Increase Productivity, Profitability and Wellbeing, and Create a Sustainable Future (Piatkus, 2020) . Barnes este fondatorul Perpetual Guardian, o companie de servicii financiare din Noua Zeelandă care a trecut de la o săptămână de cinci zile la una de patru zile în 2018, salariul rămânând același.
Compania își poate clarifica obiectivele, implicând angajații. Aceștia își pot spune ce se așteaptă să obțină într-o săptămână de patru zile.
„Trebuie să ai încredere pentru a-ți lăsa echipa să vină cu soluții. Acest lucru este absolut esențial”, spune Andrew Barnes.
Odată ce ați identificat în mod clar scopurile și obiectivele specifice, determinați cum veți măsura eficacitatea săptămânii de lucru de 4 zilei. Ce metrici veți monitoriza?
„Ceea ce fac este destul de simplu”, a spus Barnes. „Mă uit la venituri, la profitabilitatea business-ului, la profitul meu per angajat, la net promoter score (măsoară experiența clienților și prezice creșterea buiness-ului) și la feedback-ul din partea clienților.”
„Este o viziune la nivel înalt”, a declarat Barnes, dar este relevantă. „Practic, ofer aceleași standarde de servicii și mă bucur de niveluri ridicate de productivitate.”y
2. Ia în considerare impactul potențial asupra clienților
„Există două aspecte critice care nu trebuie să fie afectate negativ de trecerea la o săptămână de lucru de patru zile”, a spus Barnes: productivitatea și customer service-ul: „Dacă nu poți menține productivitatea și customer service-ul la standarde ridicate, probabil că proiectul saptamana de lucru de 4 zile nu va funcționa. De aceea trebuie să ai o discuție despre aceste aspecte când vrei să începi programul.”
Decide împreună cu echipa ta dacă vă veți închide complet afacerea în a cincea zi a săptămânii sau dacă veți eșalona cele 40 de ore în cele 4 zile de lucru. Această decizie nu e o misiune ușoară, însă o puteți lua ținând cont de impactul și de așteptările clienților, este sfatul lui Jennifer Donnelly.
3. Acordă atenție salariului
Dacă optați pentru a lucra 4 zile pe săptămână câte 10 ore pe zi, ia în considerare că angajații vor depune un efort fizic și intelectual mai mare și vor sta peste programul normal de lucru, de 8 ore pe zi.
Codul Muncii menționează în Art. 114 . [durata maxima a timpului de munca]
(1) Durata maximă legală a timpului de munca nu poate depasi 48 de ore pe saptamana, inclusiv orele suplimentare
Art. 112 . [durata normală a timpului de muncă]
(1) Pentru salariaţii angajaţi cu normă întreagă durata normală a timpului de muncă este de 8 ore pe zi şi de 40 de ore pe săptămână
Așadar ține cont de faptul că în cazul săptărmânii de lucru de 4 zile, oamenii vor lucra mai mult de 8 ore pe zi. Poți aplica prevederile din Codul Muncii despre plata orelor suplimentare:
Art. 123. [compensarea muncii suplimentare prin acordarea unui spor la salariu]
(1) În cazul in care compensarea prin ore libere plătite nu este posibilă în termenul prevăzut de art. 122 alin. (1) în luna următoare, munca suplimentară va fi plătită salariatului prin adaugarea unui spor la salariu corespunzător duratei acesteia.
(2) Sporul pentru munca suplimentară, acordat in condițiile prevazute la alin. (1), se stabilește prin negociere, în cadrul contractului colectiv de muncă sau, dupa caz, al contractului individual de muncă, si nu poate fi mai mic de 75% din salariul de baza.
Pe lângă stabilirea unor salarii care să fie în acord cu efortul oamenilor, este important să definești și cine se califică pentru săptămâna de lucru de 4 zile (pentru că nu toate activitățile pot fi întrerupte 3 zile pe săptămână).
De asemenea, este important să iei decizii la nivel intern și în privința concediilor de odihnă și a concediilor medicale în echipa ta, dar, probabil, în România se va crea un cadru legislativ dacă proiectul de lege privind săptămâna de lucru de patru zile va fi adoptat și publicat în Monitorul Oficial.
Este foarte important să definești și condițiile în care săptămâna de lucru de patru zile nu va putea fi respectată, cum ar fi, de exemplu, în perioadele de vârf în business sau în funcție de nevoile clienților.
4. Nu trece cu vederea importanța comunicării și a formării.
Vestea trecerii la la o saptamana de lucru de 4 zile trebuie ar trebui să fie comunicată de CEO sau de un lider din companie, care ar trebui să puncteze și rezultatele așteptate, precum și metodele de sprijin din partea companiei pentru ca oamenii să facă față acestui program nou de lucru.
„În cazul săptămânii de lucru de 4 zile, este esențial să educăm și să instruim managerii pentru a ști cum să se adapteze și să-și ajute echipele să se adapteze, cum să măsoare perfromanțele”, a spus Donnelly, senior vice president for the organizational effectiveness practice.
5. Testează pentru ca inițiativa să fie de succes
Ai putea multe întrebări sau preocupări față de saptamana de lucru de 4 zile, în timp ce colegii sunt poate entuziasmați de acest program de lucru. Soluția este să fii deschis și să începi ca în cazul unui job nou, cu o perioadă de probă. Este o oportunitate de a vedea cum va funcționa schimbarea. Vei putea astfel să evaluezi productivitatea, iar colegii își vor da seama dacă pot să comprime munca în 4 zile.
„Ceea ce vedem noi și ceea ce văd companiile din întreaga lume este că oamenii elimină timpii morți și activitățile neproductive”, a spus Barnes.
Primele companii care au testat saptamAna de lucru de 4 zile
Companiile americane Wanderlust, Buffer și Awin, au fost primele care au experimentat saptamana de lucru de 4 zile. Au vrut să reducă stresul și să promoveze bunăstarea, în special pentru părinții care încearcă să se împartă între job și familie.
Fiind o companie care se ocupă de petrecerea timpului în aer liber, The Wanderlust Group s-a gândit că ziua liberă suplimentară le-ar oferi oamenilor mai multe oportunități de a petrece timp nu doar cu familia și prietenii, ci și afară, în natură.
Buffer, compania care oferă tool-uri social media, are un interes puternic pentru viitorul muncii. A oferit oamenilor timp suplimentar pentru viață și flexibilitate în programul de lucru.
Pandemia i-a determinat pe managerii din Awin, platforma de marketing afiliat, aflată în continuă dezvoltare, să ofere „ceva înapoi angajaților pentru a le îmbunătăți starea”.
La Wildbit, compania americană de software, trecerea la săptămâna de lucru de 4 zile a avut loc în 2017. Fondatorii săi, Natalie și Chris Nagele, au fost profund influențați de cartea lui Cal Newport din 2016, Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World. Creierul nostru poate face doar o muncă concentrată, semnificativă și productivă, timp de aproximativ 4 ore pe zi, restul timpului nostru este ocupat de distrageri inutile și de mult efort, susține Newport.
„Ne petrecem o mare parte din zile lucrând superficial. Avem întâlniri, trimitem e-mailuri, închidem tickete, vorbim între noi. Ce-ar fi dacă toți am desfășura o muncă cu adevărat semnificativă, bazată pe mai multă atenție și am lucra mai puțin? Natalie Nagele, Wildbit (postare pe blog mai 2017)
Natalie și Chris au decis să testeze saptamana de lucru de 4 zile, pentru a vedea dacă este posibil să lucrezi mai eficient, eliminând distragerile.
Rezultatele?
1. Productivitatea fie a rămas la fel, fie s-a îmbunătățit
The Wanderlust Group a văzut rezultate mai bune decât în săptămâna de lucru de 5 zile. În timpul testului lor inițial, au avut cele mai productive șase luni, așa că au stabilit politica companiei pentru săptămâna de lucru mai scurtă. După un an de lucru cu 4 zile pe săptămână, venitul lor a crescut cu aproape 100%, iar NPS-ul (Net Promoted Score) lor a rămas peste 75.
„Săptămâna de lucru de patru zile ne-a dat cifre magice. Am reușit să ne atingem și să ne depășim rezultatele preconizate.” – Meghan Keaney Anderson, The Wanderlust Group
Experiența lui Wildbit a fost similară: o traiectorie clară de creștere, în ciuda faptului că au lucrat mai puține ore, chiar și în timpul pandemiei.
2. Angajații mai fericiți și mai implicați
Nu ar trebui să fie surprinzător faptul că săptămâna de lucru mai scurtă a avut un impact pozitiv asupra angajaților. Aceștia au avut niveluri mai scăzute de stres, un echilibru mai bun între viața profesională și viața personală, o mai mare satisfacție în muncă, un angajament sporit și mai multe oportunități de dezvoltare personală și profesională.
„Un beneficiu cu adevărat direct și tangibil al săptămânii de lucru de patru zile a fost că nu am mai avut demisii din partea angajaților. Moralul a crescut. Oamenii au putut să dedice timp pasiunilor lor și apoi să aducă acea energie și entuziasm în munca lor.” – Meghan Keaney Anderson, The Wanderlust Group
De exemplu, un angajat al Wanderlust și-a folosit ziua suplimentară liberă pentru a-i învăța pe tineri să navigheze. Fiind o companie de tehnologie care încurajează oamenii să petreacă timp în aer liber, acesta este exact ceea ce The Wanderlust Group a sperat atunci când a implementat săptămâna de 4 zile.
3. Procese și fluxuri de lucru mai eficiente
Pentru ca săptămâna de lucru de 4 zile să fie un succes, găsește modalități mai inteligente și mai eficiente de a lucra. La Wildbit, asta însemna reducerea la minimum a întâlnirilor și a altor distrageri, astfel încât oamenii să-și poată acorda toată atenția muncii lor importante.
„Nu am implementat doar o săptămână de lucru de patru zile. Am implementat diferite moduri de lucru: eliminarea întâlnirilor, eliminarea distragerilor, concentrarea cu adevărat pe munca profundă. Trebuie să lucrăm cu intenție. A fost o călătorie cu adevărat interesantă și continuă.” – Natalie Nagele, Wildbit
4. Atragerea și reținerea talentelor de top
Dacă săptămâna de lucru de patru zile îi face pe oameni mai fericiți și mai puțin stresați, nu ar trebui să fie surprinzător că este excelentă pentru a atrage și reține talentele de top. Flexibilitatea și echilibrul dintre viața profesională și cea personală, oferite de săptămâna de lucru mai scurtă și de weekendul de trei zile, este un adevărat argument de vânzare.
Pentru o companie mică, precum The Wanderlust Group, săptămâna de lucru de 4 zile permis să iasă în evidență, să obțină mai multe aplicări și să recruteze candidați excelenți care altfel ar fi plecat în altă parte.
„A fost fenomenal pentru recrutare. În domeniul IT există concurență pentru talentele de top, pe care o resimțim. Noi suntem o companie mai mică, așa că nu avem reputația pe care o au companiile mai mari. Săptămâna de lucru de 4 zile a jucat un factor în atragerea și păstrarea oamenilor pe care ni-i doream cu adevărat.” – Meghan Keaney Anderson, The Wanderlust Group.
Saptamana de lucru de 4 zile în țările europene
Țările nordice sunt cunoscute pentru promovarea stării de bine. Islanda este unul dintre liderii săptămânii de lucru de patru zile. În perioada 2015-2019, Islanda a desfășurat cel mai mare program-pilot din lume cu o săptămână de lucru de 35 până la 36 de ore (redusă de la 40 de ore), fără a solicita o reducere proporțională a salariilor.La faza de testare au participat aproximativ 2.500 de persoane.
Proiectul-pilot a fost numit un succes de către cercetători și de către sindicatele islandeze care au negociat pentru o reducere a timpului de lucru. Cercetătorii au descoperit că stresul lucrătorilor și epuizarea s-au redus și că a existat o îmbunătățire a echilibrului job-viață personală.
În Suedia, în 2015, a fost testată săptămâna de lucru de patru zile cu salariu integral. Reacțiile și rezultatele au fost mixte.Propunerea a fost să se încerce zile de lucru de șase ore în loc de cele de opt ore fără pierderea salariului, dar partidele de stânga au considerat că ar fi prea costisitor să implementeze acest lucru la scară largă.
Rezultate pozitive au fost observate în cadrul unității de ortopedie a unui spital universitar, care a avut posibilitatea de a schimba tura a 80 de asistente și medici după șase ore și a angajat personal nou pentru a compensa timpul. Răspunsul personalului medical a fost pozitiv, dar experimentul a primit și multe critici și nu a fost reînoit. Cu toate acestea, unele companii, precum producătorul de automobile Toyota, au ales să păstreze săptămâna de lucru de 4 ore.
În Belgia, programul de lucru de 4 zile pe săptămână a fost adoptat la nivel național în luna martie 2022, angajații având posibilitatea să lucreze 10 ore pe zi și să beneficieze de 3 zile libere, fără a le fi redus salariul. Belgienii vor putea decide dacă vor lucra patru sau cinci zile pe săptămână, dar asta nu înseamnă că vor lucra mai puțin – pur și simplu își vor condensa orele de lucru în mai puține zile.
„Scopul este de a oferi oamenilor și companiilor mai multă libertate de a-și organiza timpul de lucru”, a spus Alexandru de Croo, prim-ministru al Belgiei
Premierul belgian speră că acordul va ajuta la flexibilizarea pieței muncii, iar oamenii vor putea să îmbine viața de familie cu jobul. El a adăugat că noul model ar trebui să creeze o economie mai dinamică.
Marea Britanie va începe din iunie 2022 un program-pilot de testare a săptămânii de lucru de patru zile. Programul va dura de șase luni și este cel mai mare de acest gen. Din ianuarie 2022 sunt recrutate companii pentru a studia impactul săptămânii de lucru mai scurte asupra productivității și bunăstării lucrătorilor acestora, precum și impactul asupra mediului.
Aproximativ 3.000 de angajați s-au înscris în programul de cercetări de la universitățile Cambridge, Oxford și de la Boston College. Conform prevederilor legale, angajaților li se va permite să lucreze până la 9,5 ore pe zi – de la 9:00 la 18:30 și vor primi același salariu ca pentru 5 zile de lucru. Printr-un acord sindical la locul de muncă, ziua de lucru va putea avea și 10 ore.
Surse:
https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/benefits/pages/steps-to-adopt-a-four-day-workweek.aspx;
https://www.euronews.com/next/2022/04/04/the-four-day-week-which-countries-have-embraced-it-and-how-s-it-going-so-far;
https://wildbit.com/blog/how-to-implement-4-day-workweek;