NOTA DE INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL (“Nota de informare”) BIA HUMAN RESOURCE MANAGEMENT SERVICES S.R.L. (“BIA”)

1.      INTRODUCERE

Prezenta Nota de informare descrie categoriile datelor dvs. pe care le prelucram, modalitatea si scopurile in care le colectam si prelucram, in ce situatii transferam si/sau dezvaluim date cu caracter personal si diversele drepturi si optiuni de care dispuneti in legatura cu datele personale, in cadrul Evenimentelor online / Webinarii pe care le organizam prin intermediul platformei ZOOM – pentru mai multe detalii va rugam sa accesati: https://zoom.us/.

In cazul in care va inscrieti ca participant la unul din Evenimentele online prin intermediul site-ului nostru www.bia.ro, va rugam sa consultati si Termenii si Conditiile noastre, si Politica Cookie detaliata in acestea, in care se explica folosirea cookie-uri lor/altor dispozitive de localizare web prin intermediul website-ului nostru.

In masura in care nu doriti ca datele dumneavoastra cu caracter personal sa fie prelucrate de catre BIA va sfatuim sa nu va inregistrati la Evenimentele noastre online.

CINE PRELUCREAZA DATELE DVS. CU CARACTER  PERSONAL

 BIA HUMAN RESOURCE MANAGEMENT SERVICES SRL, denumita in continuare “BIA”, o societate romaneasca cu sediul social in Bucuresti, str. Horia Macelariu, nr. 61 – 81, etaj 1, sector 1 si este înregistrată la Registrul Comerţului din Bucuresti sub nr. J40/7707/2005, avand cod fiscal 17521526, este operatorul datelor dvs. cu caracter personal.

CE CATEGORII DE DATE PRELUCRAM 

BIA colecteaza si prelucreaza date cu caracter personal care va privesc si la care avem acces prin inscrierea dvs. la unul dintre evenimentele online pe care le organizam.

In procesul de inscriere, prelucram urmatoarele dvs. date cu caracter personal: nume si prenume, domiciliu (doar in cazul persoanelor fizice), numar de telefon, adresa e-mail, compania (in cazul persoanelor juridice), CUI, numarul de inregistrare in Registrul Comertului si sediul social. Orice alta informatie ne furnizati nu este necesara si va fi stearsa, in masura in care este posibil.

In cazul in care compania la care lucrati va inscrie la unul dintre Evenimentele online organizate de BIA, vom primi datele dvs. cu caracter personal din partea angajatorului dvs., in cazul in care nu doriti sa participati si/ sau sa va fie prelucrate datele dvs. de catre BIA, va rugam sa luati legatura de indata cu angajatorul dvs.

In cazul in care doriti sa va inscrieti la unul din Evenimentele online organizate de BIA, va puteti inscrie pe site-ul: www.bia.ro, accesand senstiunea […]. Pentru mai multe detalii privind modalitatea in care site-ul BIA prelucreaza datele dvs., va rugam sa accesati politica de confidentialitate a site-ului: https://bia.ro/politica-de-confidentialitate/ si politica privind utilizarea cookie: https://bia.ro/politica-de-cookie-uri/.

De asemenea, Evenimentele online se vor defasura prin intermediul platformei ZOOM, furnizata de Zoom Video Communications Inc. Pentru mai multe detalii privind politicile de confidentialitate si modalitatea prin care platforma ZOOM va prelucreaza datele cu caracter personal, va rugam sa accesati: https://zoom.us/docs/en-us/privacy-and-security.html. In cazul in care nu sunteti de acord cu politicile paltformei ZOOM, va rugam sa nu va inregistrati la Evenimentele organizate de BIA.

CUM COLECTEAZA BIA DATELE DVS. CU CARACTER PERSONAL

Colectam date cu caracter personal cu privire la dvs.:

·         In momentul in care va inscrieti prin intermediul  site-ului www.bia.ro la unul dintre Evenimentele noastre online;

·         In momentul in care angajatorul dvs. va inscrie la unul dintre Evenimentele noastre online;

TEMEIURI JURIDICE PENTRU PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Orice operatiune care reprezinta o prelucrare, conform legii, (cum ar fi, dar fara a se limita la colectare, stocare, inregistrare, structurare, adaptare sau modificare, extragere, consultare, utilizare, divulgare prin transmitere, distrugere) a datelor dvs. cu caracter personal va fi efectuata pe baza unuia dintre temeiurile juridice de mai jos:

  • Prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii obligatiilor contractuale in conformitate cu art. 6 alin. (1) lit. b) din GDPR
  • Prelucrarea este necesara in vederea respectarii unei obligatii legale in conformitate cu art. 6 alin. (1) lit. c) din GDPR.
  • Prelucrarea este facuta in baza consimtamnatului dvs. conformitate cu art. 6 alin. (1) lit. a) din GDPR.

IN CE SCOPURI VA PRELUCRAM DATELE CU CARACTER PERSONAL

Va putem folosi datele cu caracter personal doar in urmatoarele scopuri :

  • Inscrierea si confirmarea inscrierii la Evenimentele online;

·         Emiterea facturilor fiscale;

·         Acordarea accesului pentru participarea la Evenimentul la care v-ati inscris;

·         Analizarea si imbunatatirea serviciilor si comunicarilor noastre catre dvs.;

·         In scopul monitorizarii si evaluarii conformitatii cu politicile si standardele noastre;

·         In orice scop aferent si/sau auxiliar oricarora dintre cele de mai sus sau orice alt scop pentru care datele dvs. cu caracter personal ne-au fost furnizate. 

In cazul in care ne-ati acordat expres consimtamantul dvs., va putem prelucra datele cu caracter personal si in urmatoarele scopuri:

  • Comunicarea cu dvs. prin canalele pe care le-ati aprobat pentru a va tine la curent in ceea ce priveste BIA, anunturi si alte informatii cu privire la serviciile si produsele BIA, precum si evenimente si proiecte BIA (marketing direct);

Nu vom folosi datele dvs. cu caracter personal in luarea unor decizii automate care sa va afecteze sau sa creeze alte profiluri decat cele descrise mai sus.

Puteti alege sa va retrageti consimtamantul privind materialele de marketing in orice moment, printr-o notificare scrisa la adresa de email biaoffice@bia.ro

PARTAJAREA DATELOR DVS. CU CARACTER PERSONAL

Va putem partaja datele cu caracter personal in urmatoarele imprejurari:

In cazul in care v-ati inscris la unul dintre Evenimentele noastre online, BIA, in mod normal nu partajeaza datele dvs. cu caracter personal catre nicio o alte entitate, atat din tara cat si din afara tarii.

Va putem partaja datele cu caracter personal cu persoanele noastre imputernicite, in principal prestatori de servicii din cadrul sau din afara BIA  in vederea prelucrarii datelor cu caracter personal in scopurile mentionate mai sus, in numele nostru si doar in conformitate cu instructiunile noastre.

BIA va pastra controlul asupra datelor dvs. cu caracter personal si va folosi masuri corespunzatoare de protectie, conform legii aplicabile, pentru a asigura integritatea si securitatea datelor dvs. cu caracter personal in momentul solicitarii respectivilor prestatori de servicii;

·         De asemenea, va putem partaja datele cu caracter personal cu instante de judecata, autoritati de aplicare a legii, autoritati de reglementare sau avocati sau alte persoane daca se dovedeste necesar in mod just in vederea constatarii, exercitarii sau apararii unui drept in justitie sau a unui drept natural, sau in scopul unui proces de solutionare alternativa, confidentiala a diferendelor.

De asemenea, BIA isi rezerva dreptul de a transfera datele dumneavoastra personale in cazul unor operatiuni de reorganizare si/sau transfer al patrimoniului sau parti ale patrimoniului catre terti cu respectarea prevederilor legale in vigoare referitoare la prelucrarea datelor cu caracter personal.

Altfel, va vom divulga datele cu caracter personal doar cand ne instruiti sau ne acordati permisiunea, cand ni se impune prin legea aplicabila sau reglementari sau cereri ale organelor judiciare sau oficiale sa procedam astfel, sau astfel cum se impune in vederea investigarii unor activitati frauduloase sau infractionale.

Datele dvs. cu caracter personal nu vor fi transferate catre terte persoane sau catre parteneri in scopuri de marketing direct.

Pentru modalitatea in care platforma Zoom utilizeaza si pastreaza datele dvs. cu caracter personal furnizate de dvs. la participarea la Evenimentele online, va rugam sa accesati:  https://zoom.us/docs/en-us/privacy-and-security.html.

PASTRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Datele cu caracter personal pot fi pastrate pe sistemele noastre tehnologice de date cu caracter personal, acelea ale contractorilor nostri sau in format tiparit. Am adoptat toate masurile ce se impun, atat cu privire la persoanele care intra in contact cu datele, spatiile in care sunt prelucrate datele, cat si cu privire la echipamentele tehnice utilizate in legatura cu prelucrarea datelor, pentru a ne asigura ca datele sunt prelucrate in siguranta, cu asigurarea confidentialitatii acestora si impiedicarea accesului neautorizat sau pierderii datelor.

ACTUALIZAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

In cazul in care oricare dintre datele cu caracter personal pe care ni le-ati furnizat sufera modificari, spre exemplu daca va schimbati prenumele, numele sau adresa de e-mail, daca doriti sa actualizati orice alte informatii despre dvs., sau daca luati cunostinta de faptul ca detinem orice date cu caracter personal incorecte cu privire la dvs., va rugam sa ne anuntati prin comunicarea unui e-mail la   biaoffice@bia.ro

CAT TIMP PASTRAM DATELE DVS. CU CARACTER PERSONAL

BIA a implementat masuri tehnice si organizatorice pentru organizarea procesului si criteriilor prevazute pentru stergerea sau eliminarea datelor dvs. cu caracter personal.

Datele dvs. cu caracter personal vor fi sterse sau eliminate atunci cand nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost primite sau atunci cand solcitati stergerea datelor, prin exercitarea dreptului de a fi uitat si BIA nu mai are obligatia legala de a continua sa stocheze datele respective. Cu toate acestea, vom pastra datele dvs. cu caracter personal atunci cand acestea sunt necesare pentru exercitarea sau apararea de catre BIA a unui drept al dvs. sau al altei persoane in justitie, pana la finalul perioadei de retentie relevante sau pana la solutionarea respectivelor actiuni in instanta.

Datele dvs. prelucrate prin inscrierea la unul dintre Evenimentele online puse la dispozitie de BIA, vor fi pastrate pentru o perioada de 3 luni.

Datele dvs. prelucrate prin inscrierea la unul dintre Evenimentele online puse la dispozitie de BIA, pentru care ati achitat taxa de participare, vor fi pastrate pentru o perioada de 3 ani.

Daca doriti sa aflati toate datele pe care BIA le prelucreaza despre dvs. va rugam sa ne trimiteti o cerere in acest sens la adresa: biaoffice@bia.ro.

DREPTURILE DVS. IN LEGATURA CU PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Sub rezerva anumitor conditii legale, aveti urmatoarele drepturi in legatura cu prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal:

1. Dreptul de a cere BIA accesul la aceste date. Aveti dreptul de a obtine de la BIA o confirmare ca se prelucreaza sau nu date cu caracter personal care va privesc si, in caz afirmativ, aveti acces la datele respective si la urmatoarele informatii: ce date prelucram, in ce scop, daca acestea au fost divulgate tertilor si cui, precum si perioada de stocare a acestor date. Va vom reinforma, de asemenea, cu privire la drepturile pe care le aveti in ce priveste datele personale, drepturi detaliate in aceasta informare. Aveti dreptul de a primi gratuit o copie a datelor cu caracter personal ce fac obiectul prelucrarii. Pentru orice alte copii solicitate, ne rezervam dreptul de a percepe o taxa. Puteti solicita comunicarea informatiilor de mai sus in format electronic, situatie in care datele vor fi furnizate intr-un format electronic utilizat de noi in mod curent, cu exceptia cazului in care solicitati comunicarea acestora in alt format.

2. Dreptul de a cere BIA rectificarea datelor. Aveti dreptul de a obtine, fara intarzieri nejustificate rectificarea datelor cu caracter personal inexacte care va privesc si/sau de a obtine completarea datelor cu caracte personal care sunt incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declaratii suplimentare.

3. Dreptul de a cere BIA stergerea datelor. Aveti dreptul de a cere BIA stergerea datelor personale care va privesc, fara intarzieri nejustificate, iar BIA are obligatia de a sterge datele cu caracter personal care va privesc, in cazul in care se aplica unul din urmatoarele motive:

–       Datele cu caracter personal nu sunt necesare pentru indeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate

–       Va exercitati dreptul de opozitie, in conditiile descrise la dreptul de opozitie si nu exista motive legitime care sa prevaleze in ceea ce priveste prelucrarea

–       Va exercitati dreptul de opozitie cu privire la utilizarea datelor dvs. in scopul marketingului direct

–       Datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal

–       Datele personale trebuie sterse pentru respectarea unei obligatii legale a operatorului in temeiul legislatiei europene sau nationale

4. Dreptul de a cere BIA restrictionarea prelucrarii Aveti dreptul de a obtine din partea noastra restrictionarea prelucrarii datelor cu caracter personal, in urmatoarele conditii:

–       Daca contestati exactitatea datelor prelucrate, pentru o perioada care sa ne permita sa verificam exactitatea datelor

–       Daca prelucrarea este ilegala, si nu v-ati exercitat dreptul de stergere, aveti dreptul de a solicita restrictionarea prelucrarii

–       Daca operatorul nu mai are nevoie de datele cu caracter personal in scopul prelucrarii, dar le solicitati pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta

–       In cazul in care v-ati opus la prelucrare, pe perioada pe care se verifica daca drepturile legitime ale operatorului prevaleaza asupra celor ale persoanei vizate.

–       In cazul in care ati obtinut restrictionarea prelucrarii va vom informa inainte de ridicarea restrictiei.

5. Dreptul la opozitie In orice moment aveti dreptul din motive legate de situatia particulara in care va aflati, de a va opune prelucrarii datelor dvs. persoanale. Nu vom mai prelucra datele dvs. cu exceptia cazului in care avem motive legitime si imperoase, pe care le vom dovedi, care justifica prelucrarea si care prevaleaza asupra intereselor drepturilor si liberatilor dvs. sau daca scopul prelucrarii este constatarea exercitarea sau apararea unui drept in instanta.

De asemenea, aveti dreptul de a va opune prelucrarii in orice moment, atunci cand scopul prelucrarii il reprezinta marketingul direct, inclusiv la crearea de profiluri atunci cand masura este legata de marketingul direct respectiv.

Atunci cand va opuneti prelucrarii, in conditiile de mai sus, datele cu caracter personal nu mai sunt prelucrate.

Drepturile mentionate mai sus pot fi exercitate printr-o cerere scrisa, adresata BIA, la adresa dpo@bia.ro Este posibil sa va cerem sa va dovediti identitatea comunicandu-ne o copie a unui mijloc valabil de identificare pentru a ne conforma cu obligatiile de securitate pe care le avem si a impiedica divulgarea neautorizata a datelor.

Vom lua in considerare orice solicitari sau plangeri pe care le primim si va vom transmite un raspuns in timp util.

Daca nu sunteti multumit de raspunsul nostru, aveti dreptul de a inainta plangere catre Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal.

CONFIDETIALITATE

Va asiguram ca datele dvs. se prelucreaza cu respectarea legii, in conditii de securitate si confidentialitate. Am adoptat toate masurile necesare, atat intern, car si in ce priveste colaboratorii, pentru a asigura respectarea acestui principiu. Solicitam partenerilor nostri indeplinirea acelorlasi conditii de Securitate si confidentialitate, in ce priveste datele personale. In cazul in care, in baza consitmantului dvs. comunicam date tertilor, solicitam acestora respectarea cerintelor legale prinvind prelucrarea datelor cu caracter personal.

CONTACT

Daca doriti sa ne contactati in legatura cu orice intrebari legate de prezenta politica de confidentialitate, precum si de prelucrarea datelor dvs., va rugam sa ne transmiteti un e-mail la adresa dpo@bia.ro