Colaborarea în echipă este esențială pentru succesul unui business. Companiile unde există o colaborare bună între colegi înregistrează niveluri crescute de încredere, implicare din partea oamenilor și performanțe din ce în ce mai bune. Un studiu realizat de Institute for Corporate Productivity arată că echipele care lucrează bine împreună au performanțe de 5 ori mai mari, deoarece se simt motivate de un obiectiv comun. Cu toate acestea, un studiu recent de la Salesforce a arătat că din cei 1.400 de directori și angajați chestionați, 86% au observat că lipsa de colaborare este responsabilă pentru eșecurile la locul de muncă.
Crearea unui mediu de lucru plăcut nu este ceva ce se poate întâmplă peste noapte, ci reprezintă rezultatul eforturilor depuse de lideri pentru cultivarea unor valori de succes în rândul angajaților, precum respectul, comunicarea, rezolvarea conflictelor. Niciun coleg nu poate lucra izolat într-o companie și fiecare angajat va avea nevoie de ajutorul unui coleg, indiferent de activitatea să. Și este important ca toți angajații, fie că este vorba despre manageri sau persoane aflate la început de carieră, să simtă că fac parte dintr-o echipă, să fie integrați și să aibă parte de o bună colaborare cu cei cu care lucrează. Așadar, cultivarea spiritului de echipă și construirea unor legături trainice între colegi trebuie să fie o prioritate pentru tine din poziția de lider. Dar cum poți pune bazele unei colaborări eficiente între colegi? Ține cont de modul în care pandemia a afectat colaborarea în echipă și adoptă câteva strategii pentru a-ți aduce colegii împreună!
Cum a afectat pandemia colaborarea în echipă
Un studiu realizat în 2020 de compania Lucid, o platformă de colaborare în timp real între angajați, arată că în timpul pandemiei, managerii erau îngrijorați cel mai mult de productivitate – 90% au evaluat-o ca fiind una dintre principalele trei preocupări legate de angajații care lucrează de acasă. În schimb, 75% dintre angajați au menționat că la nivel de colaborare au avut cel mai mult de suferit.
Participanții la sondaj au remarcat, de asemenea, că le-au lipsit brainstorming-urile spontane sau elaborarea de strategii. Unul din cinci angajați a spus că întâlnirile au fost mai puțin colaborative în timpul pandemiei și 25% dintre angajați au spus că oamenii lucrează mai mult individual când se întâlnesc în grupuri. Însă 1 din 5 angajați s-au întâlnit personal, împotriva protocolului companiei din perioada pandemică, susținând că întâlnirile virtuale nu au fost adecvate din cauza lipsei de colaborare față în față.
Microsoft a constat că trecerea la munca de la distanță a făcut ca grupurile de afaceri formale și comunitățile informale din cadrul companiei să devină mai puțin interconectate și mai izolate. Munca de la distanță a făcut ca ponderea timpului de colaborare petrecut de angajați să scadă cu aproximativ 25% față de nivelul pre-pandemic. Trecerea la munca remote a făcut, de asemenea, ca structura organizațională la Microsoft să devină mai puțin dinamică. Angajații Microsoft și-au luat mai puțini colaboratori noi sau au renunțat la cei existenți.
Microsoft atrage atenția că în condițiile în care munca remote și hibrid continuă este important să înțelegem modul în care politicile companiei afectează modurile în care oamenii colaborează între ei.
Lucrul de acasă poate duce la o productivitate mai mare, însă colaborarea creativă are de suferit. Chiar dacă colegii tăi preferă lucrul remote, oferă-le un motiv să vină la birou: poate un proiect nou, responsabilități de coordonare, Happy Days.
Prezintă misiunea companiei
Toți colegii au nevoie de un motiv pentru a veni la job în fiecare zi. Vor să știe la ce vor lucra și care e obiectivul mai mare la realizarea cărora vor participa.
Este datoria ta să le oferi angajaților un motiv – dincolo de salariu – pentru a se implica în activitatea companiei. Și cu cât sunt mai pasionați de acest motiv, cu atât este mai probabil să lucreze împreună cu colegii lor pentru a îndeplini misiunea companiei. Și asigură-te că vorbești despre această misiune cât mai des, pentru ca toți colegii să o înțeleagă și să o repete. În acest fel, atunci când se confruntă cu conflicte sau provocări, ei vor putea să țină cont de misiunea de a rămâne o echipă.
Misiunea ta ar trebui să fie simplă, dar semnificativă. Cu cât eși mai convingător, cu atât vei putea să-i aduci mai des împreună.
Comunică așteptările tale referitoare la colaborare
Dacă oamenii din echipa ta nu știu că vrei ca ei să lucreze împreună, nu te poți aștepta să facă acest lucru. Încă din etapa de onboarding setează clar așteptările, astfel încât colegii să știe că acorzi prioritate muncii în echipă.
Fișele de post ale angajaților ar trebui să includă detalii despre munca individuală, precum și despre colaborarea în echipă. Stabilind limite clare între responsabilitățile personale și cele colective vei face un pas important către o colaborare mai bună în echipă.
Definește și comunică obiectivele fiecărei echipe
Discuția despre obiective nu ar trebui să fie lunară. Nici măcar săptămânală. În mod ideal, ar trebui să discuți zilnic despre obiectivele fiecărei echipe. Oamenii care își cunosc obiectivele individuale, precum și cele colective contribuie la menținerea productivității tuturor.
Întâlnirile de dimineață permit colegilor să discute despre proiecte și le arată că lucrează la ceva anume împreună. Pentru a-ți motiva colegii poți să faci un pas înapoi și să-i încurajezi să-și definească propriile obiective zilnice.
Comunicarea onestă și atmosfera relaxată contribuie la o colaborare mai bună
O bună colaborare în echipă se bazează pe o comunicare deschisă și sinceră. Dacă oamenii simt că ideile lor sunt apreciate, mai multe idei pot fi împărtășite și echipa va deveni mai productivă. Însă pentru membrii echipei mai introvertiți, această parte a procesului s-ar putea să nu vină natural.
Dacă creezi un mediu de lucru sigur din punct de vedere psihologic, în care membrii echipei simt că nu sunt judecați, cresc șansele ca aceștia să vorbească deschis și să contribuie liber cu ideile lor. Cu cât mediul de comunicare este mai sigur, cu atât spațiul va deveni mai colaborativ.
Ține cont și de faptul că în contextul în care echilibrul dintre viața personala și cea profesională este greu de atins, un mediu de lucru stresant ar dezbina și mai tare echipele, determinând angajații să nu se mai gândească la binele comun, ci doar la ameliorarea propriei situații. Starea de spirit are de suferit atunci când membrii unei echipe se simt prinși în fata ecranului unui computer și copleșiți de un volum de muncă prea mare. La polul opus, o atmosfera relaxată, un mediu de lucru în care sunt permise glumele sau relatarea de momente amuzante îi va ajuta pe angajați să se simtă bine la locul de muncă, să vina cu drag la serviciu și să colaboreze cu colegii, pentru a oferi rezultate dintre cele mai bune.
Subliniază punctele forte
Cercetările realizate de OfficeTeam arată că 66% dintre angajați ar renunța la locul de muncă dacă s-ar simți neapreciați. Acest număr crește la 76% în rândul millenialilor. Oamenii încep să caute un job nou dacă setul lor unic de abilități nu este folosit și valoarea lor nu este recunoscută.
În etapa de recrutare vei identifica punctele forte specifice ale oamenilor din echipa ta. Asigură-te că te bazezi pe aceste puncte forte și pui accent pe ele în medii de colaborare. Poți face primul pas în acest sens, invitând colegii să completeze un test de personalitate sau de abilități și să împărtășească rezultatele în grup.
acordă atenție culturii organizaționale
Felul în care munca se desfășoară la nivel de echipe depinde de cultura organizațională, astfel că în companiile în care se promovează valori precum onestitatea, comunicarea deschisă și interacțiunea există șanse mai mari să se cultive un spirit de echipă trainic. Totodată, să nu uitam că puterea exemplului cântărește foarte mult și că valorile trebuie să se transmită sub forma unei piramide, de la lideri către angajați. La rândul lor, aceștia trebuie să fie potriviți culturii organizaționale și să aibă o personalitate care să le permită să se adapteze lucrului într-un colectiv unit. Nu toți oamenii lucrează cu ușurință în echipă, iar angajații cu o atitudine negativă pot îngreună uneori munca colegilor.
Condu prin exemplu
Ca lider al unei echipe, trebuie să demonstrezi un spirit de cooperare la fiecare pas. Întâlnirile one-to-one este un loc minunat pentru a începe. Alocarea unui timp pentru a vorbi cu fiecare coleg în parte demonstrează că ești pregătit pentru dialog.
Modul în care tratezi solicitările colegilor cererile și modul în care faci promisiuni arată, de asemenea, abordarea ta față de colaborare. Când unul dintre membrii echipei vine la tine pentru a-ți cere sprijin, atunci onorează-i cererea. Și promite doar ceea ce știi că le poți respecta.
Cu cât oamenii din echipa ta pot avea mai multă încredere în tine, cu atât vor deveni mai productivi.
Ieșirile cu echipa și rolul lor în aplanarea conflictelor
Se spune că cele mai bune relații între colegii de muncă se leagă în afara programului obișnuit de lucru. Totuși, compania trebuie să aibă și ea o contribuție la acest lucru, să încurajeze și să sprijine ieșirile în oraș cu echipa, team building-urile, organizarea de petreceri tematice sau participarea la acțiuni de voluntariat. Ieșirile cu echipa îi vor ajuta pe angajați să iasă din atmosfera de lucru, să se relaxeze, să comunice cu ai lor colegi și să se cunoască mai bine. În felul acesta, colaborarea la locul de muncă va fi mai ușoară între cei care au avut prilejul să interacționeze și într-un context mai relaxat, lasând deoparte discuțiile legate de munca de zi cu zi.
Nu în ultimul rând, atunci când apar conflicte, este recomandat că ele să nu fie lăsate să capete amploare, ci să fie rezolvate cât mai repede cu putință și să se încerce o mediere, astfel încât niciuna dintre părți să nu aibă de pierdut. De multe ori, este nevoie ca din rolul de lider să intervii pentru a media un conflict, fie că este vorba despre o neînțelegere între două persoane sau între două grupuri de opinie formate în cadrul aceleiași echipe. În cele din urmă, dacă un angajat nu se potrivește cu echipa din care face parte și nu reușește să colaboreze cu ceilalți membri ai săi, cea mai eficientă măsură este înlocuirea lui cu o altă persoană sau încercarea de a-l integra într-o echipă cu care să fie compatibil.
Recunoaște și recompensează echipele și oamenii care lucrează bine împreună
O bună metodă de cultivare a muncii eficiente în echipă este recunoașterea meritelor angajaților care fac performantă, care au o atitudine proactivă și care contribuie la creșterea tuturor, ca grup. Această practică trebuie să fie însoțită de încurajarea unei atitudini similare și în rândul celorlalți angajați, astfel încât ei să se mobilizeze și să contribuie la consolidarea spiritului de echipă.
Modul în care măsori succesul echipei spune multe despre companie. Dacă recompensezi munca eficientă în echipă și colaborarea de succes, atunci comunici valorile care stau la baza business-ului. Când stabilești metricii de evaluare a angajaților, concentrează-te pe colaborarea în echipă, precum și pe succesele individuale. Menționează că eforturile depuse în echipă vor fi remarcate și rezultatele vor fi recompensate.
De asemenea, este bine că oamenii să fie implicați în luarea deciziilor care au un impact asupra echipei și să nu fie doar spectatori, ci și participanți în acest proces. Astfel, atunci când se fac schimbări, membrii unei echipe pot fi încurajați să preia inițiativa și să vina cu o listă de idei și sugestii legate de deciziile care urmează a fi luate.
Greșeli pe care să le eviți în lucrul în echipă
Gândește-te că lucrezi un obiect de lut pe o roată. Dacă privești cu atenție, vei găsi imperfecțiuni. Veți observa crăpături care lasă apa să se scurgă. Crăpăturile și scurgerea apei vor slăbi vaza. Dacă încerci să asamblezi în grabă un sistem pentru colaborarea în echipă, probabil că vei face greșeli. Și când aceste greșeli vor începe să se arate, va fi mult mai costisitor de remediat decât un experiment de ceramică eșuat. De aceea e bine să le cunoști și să știi și ce poți face pentru a le evita.
- Folosești mai multe tool-uri pentru colaborare. Când oamenii trec constant de la un tool la altul, nu colaborează, devin frustrați. Comutarea între instrumente pentru a găsi documente și actualizări ale proiectelor este consumatoare de timp și confuză. Schimbarea contextului consumă până la 40% din timpul de lucru productiv, cu efecte asupra oamenilor, asupra echipei și asupra companiei. Pentru o colaborare eficientă în echipă, toată lumea trebuie să fie pe aceeași pagină, la propriu și la figurat. Prin urmare, e foarte important să ai cât mai puține tool-uri unde informațiile sunt centralizate: de exemplu un canal de comunicare (Slack, Discord) și Drrive-ul pentru documente.
- Stabilești meetinguri doar pentru că trebuie. Cel mai efieicnt este să anunți subiectele care vor fi discutate. Procedând astfel, oamenii au timp să se pregătească, astfel încât întâlnirea propriu-zisă să fie mai eficientă. Renunță la sedințele care pot fi un e-mail. S-ar putea chiar să descoperi că colegii tăi mai liniștiți sunt mai dispuși să colaboreze când știu că nu au o ședință.
- Faci micromanagement. Din păcate, mulți manageri microgestionează, deoarece simt ca singura modalitate de a rămâne la curent cu statusul proiectelor în derulare. Cu toate acestea, a solicita constant actualizări ale statusului nu înseamnă să colaborezi cu echipa ta.Micromanagementul afectează negativ sănătatea mintală a echipei tale, crește stresul și depresia. Mai mult decât atât, încercarea de a controla modul în care oamenii își folosesc timpul face ca să petreceți mai multe ore vorbind despre muncă decât făcând munca. E mult mai eficient și mai motivant pentru echipă să folosești tool-urile de colaborare pentru a urmări proiectele.
Indiferent dacă ești lider într-o companie mare sau într-un start-up, poți face pași către un cadru colaborativ mizând pe un scop, pe comunicare, susținerea și încurajarea oamenilor, dar și pe oferirea tool-urilor și evenimentelor potrivite care să-i aducă împreună.
Surse:
https://lucidspark.com/blog/report-collaboration-and-creativity-during-covid;
https://www.microsoft.com/en-us/research/publication/the-effects-of-remote-work-on-collaboration-among-information-workers/;
https://blog.hubspot.com/service/team-collaboration;
https://www.atlassian.com/work-management/project-collaboration/collaborative-culture/team-collaboration;