Orice angajator stie ca amanarea continua a sarcinilor de munca de catre angajati nu aduce beneficii organizatiei. Unii angajati reusesc sa treaca peste tentatia activitatilor care nu au legatura cu munca si sa ramana concentrati, avand productivitate ridicata. Exista insa si oameni a caror atentie poate fi cu usurinta distrasa de diverse alte activitati decat cele care tin de job.
Spre exemplu, birourile de tip separeu, numite “cubicle”, le pot produce anumitor angajati senzatia de claustrofobie. Sunt oameni care pot simti inchisi in astfel de spatii si care vor avea nevoie mereu sa faca pauze, sa iasa la aer si sa paraseasca biroul. Astfel, modul in care este aranjat spatiul de lucru poate deveni un inamic al productivitatii. Totodata, discutiile cu colegii de munca, oamenii cu care poate petrec cel mai mult timp, pot fi consumatoare de timp si energie.
Pe de alta parte, birourile de tip open space impiedica izolarea fonica, iar colegii vorbareti pot fi mereu o sursa de distragere a atentie pentru angajatii care se concentreaza mai bine in conditii de liniste. Astfel, cel mai bine ar fi sa existe sali de conferinta, spatii inchise in care sa mearga sa lucreze angajati care au de indeplinit niste sarcini urgente. Totodata, pentru a combate acest factor care duce la scaderea productivitatii, anumitor angajati li s-ar putea permite sa lucreze de acasa, in limita unui anumit numar de zile pe luna.
Pauzele, sedintele si noile tehnologii
Este absolut normal ca angajatilor sa li se ofere pauze in timpul programului de lucru. Totusi, pauzele dese de tigara sau cele in care angajatii iau gustarile dintre mese ii pot intrerupe din fluxul normal de munca. Astfel, anumite sarcini sunt intrerupte din mers, iar uneori anumite lucruri se uita si nu mai sunt duse la bun sfarsit asa cum trebuie. In acest caz, cel mai bine ar fi ca numarul de pauze in timpul unei zile de lucru sa fie limitat si sa existe anumite intervale orare in care ele sa poata fi luate.
Atunci cand nu sunt pregatite temeinic in prealabil, sedintele sunt mari consumatoare de timp. Daca la sedinte nu participa doar persoanele care sunt direct vizate de problemele care se vor discuta in cadrul lor si daca temele care se vor dezbate nu sunt planificate si nu sunt urmate conform planului, atunci ele vor produce irosire de timp. In egala masura, disciplina este extrem de importanta si cand vine vorba de sedinta, astfel ca ar fi bine ca ele sa inceapa si sa se termine intotdeauna la orele stabilite.
Retelele de socializare pot fi folosite ca un instrument de comunicare sau de analizare a concurentei. Totusi, folosirea lor de catre angajati in scopuri personale, in timpul serviciului, cauzeaza consum de timp si scade productivitatea. De aceea, in unele companii retelele de socializare sunt blocate pe calculatoarele de munca. In acelasi timp, telefoanele mobile, care sunt din ce in ce mai performante si, in mare parte conectate la internet, sunt o sursa de distragere a atentiei.
In aceste conditii, cea mai buna solutie pentru a combate acesti factori care afecteaza concentrarea si fluxul de munca o reprezinta disciplina – impunerea unor reguli in spatiul de munca.
ECHIPA BIA HR