Te-ai gandit cat de pregatita este echipa ta pentru noua etapa de raportare in Reges Online? Stii ce informatii trebuie sa pregatesti si cum sa eviti erorile care pot complica procesul? Termenul limita de 30 septembrie se apropie rapid, iar trecerea la Reges Online presupune o gestionare riguroasa si corecta a datelor de personal.
Auditul de personal oferit de BIA HR inseamna verificarea si actualizarea datelor despre angajati inainte de trecerea la Reges Online. Printr-un audit detaliat, poti sa identifici rapid orice inadvertente si sa implementezi solutii eficiente care sa iti asigure conformitatea cu noile cerinte.
Cum te pregatesti pentru aceasta schimbare importanta? Afla de la Andreea Tudorie, Director ITM care sunt cele mai importante lucruri pe cre merita sa le stii despre trecerea la Reges Online! Descopera si ce plusuri iti aduce auditul de personal oferit de BIA HR.
1. Reges Online este complet digital si nu necesita instalare
Reges Online marcheaza o schimbare fundamentala fata de vechiul Revisal. In timp ce Revisal necesita instalare locala, actualizari frecvente si era limitat la un singur calculator, Reges Online functioneaza direct in browser (Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari etc.) si este disponibil si sub forma de aplicatie mobila pentru Android si iOS. Acest lucru inseamna ca poti accesa baza de date a angajatilor oriunde te-ai afla – de la birou, de acasa sau din deplasare. Nu mai exista riscul de a pierde datele daca laptopul nu functioneaza, iar actualizarile se fac automat, fara interventia IT-ului.
2. Logarea se face in doar cateva secunde, cu ROeID sau semnatura electronica
Accesul in Reges Online se face prin ROeID – sistemul national de autentificare cu nivel ridicat de securitate – sau cu semnatura electronica calificata. Odata autentificat, reprezentantul legal al firmei este identificat automat in baza de date ONRC, iar compania apare in sistem fara sa mai fie nevoie de completari manuale. Ulterior, acesta poate adauga si alti utilizatori (cum ar fi personalul HR sau prestatorii de servicii), atribuindu-le roluri si permisiuni diferite. Astfel, securitatea datelor este controlata.
3. Reges Online permite semnarea electronica a tuturor documentelor
Semnatura electronica calificata are aceeasi valoare legala ca semnatura olografa. In Reges Online, poti semna electronic: contracte individuale de munca, acte aditionale, decizii de incetare, adeverinte, note de informare, si orice alt document intern. Mai mult, semnatura electronica permite arhivarea digitala a documentelor, reducand drastic nevoia de printuri, mape si spatii de depozitare. Angajatii pot semna si de la distanta, ceea ce simplifica procesele pentru firmele cu puncte de lucru dispersate sau cu angajati care lucreaza remote sau in sistem hibrid.
4. Aplicatia este dinamica si iti atrage atentia la erori
Reges Online include un sistem de validare si notificare pentru a evita completarile gresite. Utilizatorii sunt intrebati daca sunt siguri inainte de a opera modificari si primesc notificari pentru termene nerespectate sau neconcordante. Exista si astfel de notificari: Atentie! In urmatoarele 30 de zile expira urmatoarele contracte individuale de munca! sau Atentie! Aveti salariati cu salariu minim pentru care nu ati facut modificari timp de 2 ani!
Angajatii pot trimite notificari legate de erori in datele lor, iar angajatorii au 30 de zile pentru a le corecta. Exista, de asemenea, un nomenclator al elementelor pentru care salariatul sau fostul salariat poate notifica angajatorul. De exemplu, nu-si poate da demisia prin Reges Online. O situatie valida este atunci cand isi extrage datele din Reges si vede ca salariul e gresit. Se duce pe notificare, deschide nomenclatorul si scri: Salariu gresit. Angajatorul primeste notificarea si salariatului ii apare in curs de rezolvare.
Daca maresti salariile si ai trimis azi deciziile, angajatii nu au dreptul sa te notifice in ziua respectiva ca nu le-ai facut modificarea. In Reges Online le apare: Nu puteti trimite notificarea. Angajatorul se afla in termenul de 20 de zile lucratoare pentru transmiterea informatiilor. Abia dupa 20 de zile lucratoare poate intra sa vada daca i-ai facut modificarea.
Angajatorul poate sa vada, de asemenea, ce neconformitati au fost identificate pe parcursul completarii Reges-ului. Logarea prin ROeID sau prin semnatura electronica arata inregistrarile pe care fiecare dintre persoanele desemnate le-a facut pentru salariatii din firma. Astfel angajatorul poate sa lase in continuare persoana respectiva sa completeze sau, printr-o simpla debifare, sa nu-i mai dea acces la completarea si transmiterea datelor in Reges Online.
5. Modificarile in masa se pot face instant
Ai 1.000 de salariati? Nu este nevoie sa actualizezi toate datele intr-o singura zi in Reges Online. Ai timp pana la 30 septembrie pentru a completa treptat informatiile angajatilor. Procesul se desfasoara etapizat, fara presiunea unei actualizari imediate.
Odata ce datele au fost introduse in platforma, aplicatia Reges Online iti permite sa efectuezi modificari in masa cu usurinta. De exemplu, in cazul unei negocieri colective in urma careia se decide o crestere salariala de 10%, nu mai este necesar sa modifici individual salariul fiecarui angajat. Poti selecta toti salariatii vizati, aplici procentul de majorare si alegi data de la care modificarea intra in vigoare. Totul se realizeaza automat, printr-un singur click.
Aceeasi functionalitate este valabila si pentru alte situatii, cum ar fi concedieri colective sau transferuri de personal. Aplicatia ofera angajatorului instrumente rapide si eficiente pentru gestionarea modificarilor multiple, economisind timp si reducand riscul de eroare.
6. Poti genera rapoarte avansate pentru analiza HR
Reges Online ofera o gama larga de rapoarte si statistici utile pentru management si departamentul de resurse umane. Poti extrage date legate de:
-
media de varsta a angajatilor;
-
vechimea in companie;
-
tipurile de contracte active (perioada determinata vs nedeterminata);
-
distributia angajatilor pe functii si salarii;
-
numarul de concedii medicale sau absente nemotivate.
Aceste date ajuta in luarea deciziilor strategice, precum recrutarea, reorganizarea, formarea profesionala sau planificarea bugetului salarial.
7. Dosarul electronic de personal devine obligatoriu
HG 295/2025 reglementeaza expres dosarul electronic de personal, care devine echivalent legal cu dosarul fizic. Practic, toate documentele angajatului vor putea fi arhivate digital, semnate electronic si accesate prin Reges Online. Acest lucru reduce birocratia, dar mai ales elimina riscul pierderii sau deteriorarii documentelor fizice. Totodata, la cererea angajatului, angajatorul va putea elibera extrase semnate digital care atesta vechimea, salariile, functiile ocupate, fara sa mai fie necesare adeverinte pe hartie sau cozi la arhiva.
8. Reges Online este conectat cu peste 50 de institutii ale statului
Prin automatizarea fluxurilor de informatii, Reges Online se interconecteaza cu institutii-cheie precum ANAF, Casa Nationala de Pensii, ITM, Directia pentru Evidenta Persoanelor, Inspectoratul General pentru Imigrari, ANOFM. Acest lucru inseamna ca raportarile catre stat devin sincronizate, fara erori, fara intarzieri si fara duplicari. De exemplu, daca angajezi un cetatean strain, datele lui sunt verificate direct in baza de date a IGI. Daca introduci CNP-ul gresit, sistemul va semnala imediat.
9. REGES ONline iti permite sa gestionezi concediile medicale si sa bifezi timpul de lucru
Conform HG 295/2025, concediile medicale trebuie transmise in Reges Online in termen de 3 zile lucratoare de la primirea certificatului de catre angajator. Daca trecerea la noua platforma se face dupa data inceperii concediului, acesta trebuie totusi inregistrat retroactiv, cu toate detaliile necesare. Obligatia revine angajatorului, iar aplicatia este pregatita sa gestioneze aceste informatii in mod structurat.
In Reges Online, trebuie sa bifezi corect orele de munca ale fiecarui salariat (zi, noapte, repaus), in functie de contractul individual. Programul declarat trebuie sa reflecte clauzele contractuale, chiar daca realitatea zilnica este evidentiata prin condica de prezenta si documentele de salarizare. Reges Online este un sistem declarativ, care completeaza, nu inlocuieste, evidentele interne ale angajatorului.
10. Auditul dosarelor de personal devine esential
Unul dintre cele mai importante efecte ale Reges Online este ca obliga angajatorii sa aiba o evidenta clara si actualizata a dosarelor de personal. Fiecare angajat trebuie sa aiba toate documentele cerute de Codul Muncii: contract de munca, acte aditionale, fisa postului, acte de studii, certificate medicale, adeverinte, decizii disciplinare (daca exista), etc. Reges Online solicita completarea unor campuri noi (precum nivelul de studii, tipul contractului, structura programului de lucru) care, daca lipsesc din dosarele fizice sau nu sunt corect corelate, pot duce la sanctiuni. Auditul dosarelor te ajuta sa identifici aceste neconcordante si sa le corectezi inainte ca platforma sa le evidentieze in mod automat sau in caz de control ITM.
Cum asiguri acuratetea datelor transmise in REGES ONLINE
Pentru a evita erorile in raportare si orice forma de sanctiune din partea autoritatilor, incepe tranzitia la noul Reges Online cu auditul dosarelor de personal, pentru a verifica corectitudinea datelor existente si pentru a completa informatiile.
Echipa BIA vine in sprijinul angajatorilor cu serviciile de audit dosare de personal pentru a asigura acuratetea datelor ce vor fi transmise in Reges Online.
Serviciile de audit de personal presupun verificarea dosarelor angajatilor pentru a asigura conformitatea cu legislatia muncii si acuratetea datelor transmise in Reges Online.
Auditul dosarelor de personal include:
✔️ Verificarea documentelor obligatorii din dosarele angajatilor
✔️ Identificarea lipsurilor sau erorilor in acte
✔️ Asigurarea respectarii legislatiei muncii
✔️ Recomandari pentru remedierea problemelor constatate
Este un serviciu util companiilor care vor sa fie in regula din punct de vedere legal si administrativ, mai ales in contextul digitalizarii si al cerintelor tot mai stricte impuse de autoritati.
Descopera serviciile complete de administrare de personal oferite de BIA HR:
✅ Auditul dosarelor de personal
✅ Intocmirea contractelor de munca si a actelor aditionale
✅ Intocmirea deciziilor si notelor de lichidare
✅ Intocmirea si transmiterea REGES
✅ Completarea adeverintelor
✅ Relatia cu autoritatile abilitate
✅ Asistenta operationala si suport legislativ permanent
Specialistii BIA HR, printre care 10 experti certificati in legislatia muncii, sunt intotdeauna la curent cu modificarile aparute in materie de legislatie a muncii sau legislatie financiara, astfel incat sa-ti poata oferi tot suportul necesar in schimbarile care apar in activitatea ta
Solicita Oferta Personalizata
Citeste si:
Cum te adaptezi noului Reges Online si de ce este util un audit al dosarelor de personal