30 septembrie este termenul la care ai responsabilitatea legala, ca angajator, de a trece la Reges Online, noua platforma digitala oficiala a Inspectiei Muncii pentru evidenta angajatilor din Romania. Trecerea de la vechiul sistem Revisal la noua platforma Reges Online provoaca insa numeroase intrebari si nelamuriri pentru manageri, lideri si specialisti in HR. Si te intrebi ce inseamna, in practica, aceasta schimbare? Iti face mai usoara munca decat in Revisal? Ce presupune digitalizarea completa a raporturilor de munca? Cum poti gestiona sute sau mii de angajati care trebuie inregistrati si actualizati in sistem?
Reges Online vine cu o serie de functionalitati care, daca sunt intelese si utilizate corect, iti pot eficientiza semnificativ activitatea in departamentull de HR. In cadrul evenimentului HR Power Breakfast, organizat de BIA, Andreea Cristina Tudorie, Director Inspectoratul Teritorial de Munca, si coordonatoarea proiectului Reges Online din cadrul ITM a explicat:
- Ce plusuri ofera Reges Online si cum face activitatea de gestionare a datelor angajatilor mult mai usoara decat Revisal
- Cum se face logarea in aplicatie
- Cine are dreptul de a completa date in Reges Online
- Care sunt institutiile de la care Reges Online preia date
- Cum poti gestiona in aplicatie peste 1.000 de angajati
- Ce poti opera in aplicatie o crestere diferentiata a salariilor
- Ce solutii ai daca gresesti in completarea datelor
Retine! Pana la 30 septembrie 2025 trebuie sa faci trecere la Reges Online. In cele ce urmeaza, vei afla tot ce trebuie sa stii pentru a face aceasta tranzitie in mod corect si cunoscand situatiile pe care le poti intampina.
Reges Online face mai usoara munca angajatorilor?
Reges Online este o aplicatie revolutionara din punctul de vedere al Inspectiei Muncii. O spun nu in calitate de inspector de munca, ci in calitate de coordonator al proiectului la care am muncit foarte mult timp de 7 luni. La sfarsit, cand am tras linie, facand o comparatie intre Revisal si Reges Online, putem spune ca unul se apropie de pensie si unul se hraneste din seva celuilalt si devine din ce in ce mai puternic.
Ca angajator, trebuie ca in primul rand sa te familiarizezi cu noua titulatura de Reges Online. Acest Online spune foarte multe despre registrul general de evidenta a salariatilor. Este o aplicatie online. Nu se mai descarca de pe site-ul Inspectiei Muncii, nu se mai instaleaza, dezinstaleaza. Nu se mai transfera contracte din vechiul sistem in noul sistem. Toate datele trasmise incepand cu HG 161 sunt in Reges Online, de la primul Revisal (care devenise o arhiva pasiva ce nu mai putea fi folosita).
In Reges Online exista 3 baze mari de date: HG 161, HG 500 si HG 905. Ai dispozitie un sistem care cuprinde toate aceste date, fie istorice, fie curente.
Reges Online a fost gandit pe baza propunerilor angajatorilor la care s-au adaugat si prevederile legale. De exemplu, avem obligatia ca extrasul din Registrul General de evidenta a salariatilor sa faca dovada vechimii in munca si a vechimii in specialitate.
-
Cum faciliteaza Reges Online gestionarea dosarului electronic de personal?
HG 295/2025 introduce o notiune noua – dosarul electronic de personal. Ce inseamna acesta? Digitalizarea raporturilor de munca. Atat timp cat angajatorul dispune de semnaturra electronica si salariatul are semnatura electronica, partile pot conveni ca de la inceperea raportului de munca pana la incetarea raportului de munca sa semneze electronic toate documentele.
Semnatura electronica este valabila pentru activitatea angajatului declarat electronic. In momentul in care acel registru se tipareste, el isi pierde valoare electronica. De aceea trebuie sa pastreze aceeasta forma prin aplicare stampilei pe extrasul de la angajator sau de la ITM. Dureaza 2 secunde la ITM, pentru ca exista extras din Reges (are un sigiliu electronic al Inspectiei Muncii dat de STS si un cod QR). Valabilitatea acelui extras poate fi verificata de catre orice entitate care are autoritatea de a verifica extrasul Reges.
Daca lucrezi in sistemul public si faci plati pe Legea 153, vei vedea ca ai elemente din formularul L153 care, pentru a nu-l mai intocmi in luna septembrie. Acum se realizeaza si se genereaza din Reges Online, iar partea de venituri se ia de la ANAF.
-
Ce rapoarte pot genera angajatorii din Reges Online?
In Reges Online poti face rapoarte dinamice, pentru a stabili o politica de personal corecta si sanatoasa. De exemplu, poti face o dinamica de personal cu demisiile. Vei vedea ca daca ai 80% din incetarile de contract prin demisie acolo chiar este o problema, de la management pana la organizarea locului de munca respectiv.
Registrul va fi populat cu date referitoare la concediile medicale. Cand vezi ca toate concediile medicale sau mare parte dintre acestea sunt pe un anumit cod de boala, inseamna ca acolo este o problema. Sau cand vezi ca varsta angajatilor trece de 50 de ani, atunci tu, ca angajator, poti sa gandesti politici astfel incat sa aduci si tineri in echipa.
In momentul de fata se lucreaza la generarea contracte individuale de munca (in formate editabile) in Reges Online. Va avea si optiunea de a constitui o arhiva astfel incat daca salariatul pleaca din companie, dar se intoarce peste o anumita perioada sa poti accesa contractul si sa faci modificarile pentru noul contract.
Cum poate fi accesata aplicatia Reges Online? Cum se face logarea?
Aplicatia este disponibila pe telefon, pe Android, pe iPhone o poti descarca din Google Play sau App Store, cu titlul Registru. Nu mai exista parole si user, cum este pe Revisal.
Reprezentantul legal creeaza contul, iar prin API-ul de conectare cu ONRC, autentificarea se face in 7 secunde. Declara e-mailul, nume, prenume, CUI si este recunoscut ca reprezentant legal al companiei. Trebuie sa detina ROeID sau semnatura electronica. Cand da click pe creare cont, ii vine notificarea ca acesta a fost creat. Notificarea vine pe telefonul reprezentantului legal si pe e-mailul declarat pentru angajatorul respectiv.
Dupa ce se inroleaza, desemneaza salariatii sau prestatorii care pot completa in Reges Online. Salariatii sau prestatorii trebuie sa detina ROeID sau semnatura electronica. Dupa procedura de inrolare, Reges Online este deschis si nu mai ai acces in Revisal.
Bine de stiut! Chiar daca nu ai facut inrolarea in Reges Online, tot ce transmiti acum in Revisal este deja in Reges Online. Datele sunt actualizate in Reges Online pe masura ce completezi in Revisal.
Daca un angajat vrea sa-si vizualizeze datele la un angator trebuie sa se inroleze cu ROeID sau cu semnatura electronica.
Retine 2 date: 31 martie 2025 este data de lansare a Reges Online si 30 septembrie 2025 – data la care Revisalul dispare.
Reges Online asigura legatura cu alte institutii ale statului?
Reges Online are API de conectare cu 51 de institutii ale statului, printre care si cu Directia Generala de Evidenta a Persoanelor, folosita pentru identificarea solicitantilor (angajatori, imputerniciti, salariati, fosti salariati). In momentul in care o persona acceseaza Reges Online si solicita sa-si extraga un registru, trece prin filtrul de verificare al Directiei Generale de Evidenta a Persoanelor.
Reges Online este conectat cu ANAF, Casa de Pensii, cu Inspectoratul General de Imigrari, cu ANOFM si cu alte institutii ale statului. Acum si pe Revisal, si pe Reges Online ai aceste intersectari de baze de date.
In Reges Online vei avea obligatia de a transmite concediile medicale. Incercam sa avem cat mai curand sa avem o legatura cu Casa de Asigurari de Sanatate.
Daca ne-am inrolat in Reges Online in luna mai, trebuie sa raportam concediile medicale incepand cu 1 aprilie sau incepand cu data inrolarii?
In ceea ce priveste concediile medicale, HG 295/2025 mentioneaza: concediile medicale trebuie transmise in Reges Online in termen de 3 zile lucratoare de la data inregistrarii acestora la angajator. Obligatia este a angajatorului, de la implinirea acelui termen de 3 zile lucratoare. In momentul in care primesti un certificat medical, ai termen 3 zile lucratoare pentru a-l transmite in Reges Online. Trebuie sa completezi numarul certificatului, perioada certificatului si codul de boala. Datele se actualizeaza pentru persoanele care sunt active la data trecerii in Reges Online.
Sa luam un exemplu. Treci la Reges Online pe 1 iulie si ai un concediu medical al unui salariat care este din luna mai in concediu, trebuie sa inregistrezi concediul cu incepere din luna mai. Poate fi un concediu initial si sa aiba o prelungire.
Retine ca pana la 30 septembrie 2025 toti angajatorii care migreaza in Reges Online trebuie ca, incepand cu data trecerii de la sistemul vechi la sistemul nou, sa actualizeze datele din Reges Online care nu se aflau in Revisal. Nu sunt 500 de date, ci date generice.
Aplicatia are o mare calitate, in momentul in care deschizi, de exemplu, pentru salariatul Ionescu, trebuie actualizate datele lui. Deschizi contractul individual de munca al lui Ionescu si sunt campuri generice care trebuie completate, de ex. nivelul de studii necesar ocuparii postului respectiv, ca sa existe corelatie intre codul COR si nivelul de studii necesar ocuparii unui anumit post. Sunt bife referitoare la repartizarea timpului de lucru si intervalului orar de desfasurare a activitatii, precum si elemente legate de concediile medicale.
Mai sunt elemente legate de L153. Aplicatia este dinamica si lucreaza impreuna cu tine. In momentul in care deschizi la salariatul Ionescu, toate campurile pe care trebuie sa le completezi sunt evidentiate cu rosu. Daca nu faci niciun fel de operatiune in aplicatie timp de 2 ore, aceasta se inchide. In momentul in care te loghezi, primul lucru pe care ti-l spune este sa te notifice ca nu ai reusit actualizarea datelor pentru un angajat.
Actualizarea se face o singura data, apoi regimul de completare al Reges-ului este ca pe vechiul Revisal, cu anumite termene de completare si cu anumite teme de transmitere.
Adeverinta de vechime isi pierde utilitatea?
Atat timp cat nu avem o lege care sa spuna ca acea adeverinta nu mai e necesara, trebuie eliberata la solicitare sau la incetarea raportului de munca.
Extrasul din Reges Online constituie dovada vechimii in munca si a vechimii in specialitate. Nu are un termen de valabilitate. Salariatul poate sa vada oricand doreste toata activitatea, fie activitatea la un angajator, fie la toti angajatorii.
Am 1.000 de salariati. Cum procedez atunci cand trec la Reges Online? Trebuie sa actualizez pentru fiecare in aceeasi zi?
In momentul in care treci lal Reges Online, ai termen pana la 30 septembrie, nu trebuie sa actualizezi intr-o singura zi datele tuturor angajatilor. Actualizarea se face in etape.
Aplicatia prevede ca dupa actualizarea datelor sa poti face modificari in masa. De exemplu, avem negocieri colective si am stabilit marirea salariilor angajatilor cu 10%. Pana acum trebuia sa intri la datele fiecarui salariat si sa-i modifici salariul. Acum, poti selecta toti salariatii si sa aplici modificarea, cuantumul modificarii si data de la care se produce efectul. Printr-un simplu click, informatia se realizeaza pentru toti angajatii, in acelasi timp.
Daca ai o concediere colectiva sau un transfer, poti face o modificare in masa. Aplicatia ofera solutii pentru angajator astfel incat timpul de completare a datelor care fac obiectul unei modificari in masa pentru salariati sa se realizeze printr-un simplu click.
La nivelul companiei, avem o parte de crestere salariala fixa si un procent individual. Cum procedez in acest caz in Reges Online?
Ne-am gandit si la acest lucru si se lucreaza pentru a se face un export in Excel al tuturor salariatilor cu nume, prenume, salariu actual si marirea salariala. Daca este diferentiata pentru fiecare dintre salariati, pe acel tabel se trec cuantumurile diferite si, in momentul in care se da click acele modificari, se afiseaza pentru fiecare salariat.
Sunt multi angajatori care au trecut la Reges Online si ne suna si ne multumesc pentru ca au rezolvat impedimentele pe care le aveau pe Revisal. Acum sunt in perioada de actualizare a datelor, care merge foarte usor pentru ca ii ajuta aplicatia.
Ce se intampla daca gresesc in completarea datelor in Reges Online? Exista un sistem de notificari?
Daca gresesti, aplicatia Reges Online te intreaba: Esti sigur ca vrei sa faci aceasta modificare? Sesizeaza aspecte care nu sunt corecte. Aplicatia te notifica si cand nu ai respectat termenele.
Exista si astfel de notificari: Atentie! In urmatoarele 30 de zile expira urmatoarele contracte individuale de munca! sau Atentie! Aveti salariati cu salariu minim pentru care nu ati facut modificari timp de 2 ani!
In momentul logarii, exista un e-mail pe care vor veni notificari de la ITM, de la salariati, fosti salariati. Acum salariatul sau fostul salariat poate sa notifice angajatorul cu privire la datele care sunt eronate sau neoperate in extrasul lui. Este posibil ca inaintea ta sa fi completat alta persoana si nu ai cum sa stii de greseala pe care a facut-o. Ai termen de 30 de zile de la notificare sa faci acea corectie.
Exista, de asemenea, un nomenclator al elementelor pentru care salariatul sau fostul salariat poate notifica angajatorul. De exemplu, si-a extras datele din Reges si a vazut ca salariul e gresit. Se duce pe notificare, deschide nomenclatorul si scri: Salariu gresit. Angajatorul primeste notificarea si salariatului ii apare in curs de rezolvare.
Daca maresti salariile si ai trimis azi deciziile, angajatii nu au dreptul sa te notifice in ziua respectiva ca nu le-ai facut modificarea. In Reges Online le apare: Nu puteti trimite notificarea. Angajatorul se afla in termenul de 20 de zile lucratoare pentru transmiterea informatiilor. Abia dupa 20 de zile lucratoare poate intra sa vada daca i-ai facut modificarea.
Angajatorul poate sa vada, de asemenea, ce neconformitati au fost identificate pe parcursul completarii Reges-ului. Logarea prin ROeID sau prin semnatura electronica arata inregistrarile pe care fiecare dintre persoanele desemnate le-a facut pentru salariatii din firma. Astfel angajatorul poate sa lase in continuare persoana respectiva sa completeze sau, printr-o simpla debifare, sa nu-i mai dea acces la completarea si transmiterea datelor in Reges Online.
In Reges Online angajatorii au obligatia sa selecteze orele de munca: ore zi, ore noapte si ore in perioada de repaus. Cum bifeaza in mod corect?
Bifam in functie de specificul activitatii fiecarui salariat. Din experienta pe partea de control, eu merg pe repartizare inegala a timpului de lucru. Acesta da dreptul angajatorului sa jongleze cu orele si cu intervalele de lucru. In momentul in care angajezi colegi cu un contract cu timp partial, poate ca de salariatii respectivi ai nevoie intr-o zi 2 ore, intr-o zi 3-4 ore.
Pentru fiecare salariat, in functie de clauzele pe care le are in contractul individual de munca, trebuie sa bifezi doar situatia in care se afla. Exista situatii in care negociezi cu angajatii un timp flexibil de prezentare la munca sau poti avea un program individualizat de lucru pentru anumiti angajati care si-au decalat programul obisnuit de lucru.
Programul de lucru ales, inegal, flexibil, individual nu reflecta realitatea. Realitatea se vede din condica, evidenta zilnica a timpului lucrat, iar plata salariului se evidentiaza prin pontaj, statul de plata, declaratia unica.
Este un sistem declarativ diferit intre ceea ce este in Reges Online si ce este in declaratia unica. In Reges Online se declara drepturile pe care le are salariatul prin contractul individual de munca sau contractul colectiv de munca aplicabil.
Daca persoana desemnata de director pentru a completa datele in Reges Online pleaca in concediu, cum asigur continuitatea in inregistrare datelor?
Aplicatia Reges Online poate fi completata de alti colege/colegi care sunt desemnati de director. Este o aplicatie multitasking, mai multi angajati din HR pot lucra in Reges Online pe calculatoare diferite si sa transmita date in Reges.
Reprezentantul legal, prin logare, poate completa si el in aplicatie. Daca, de ex., un coleg care are acces la Reges Online pleaca din companie, in momentul in care i se completeaza data de incetare in aplicatie i se retrage automat si acccesul in aplicatie.
Cum asiguri acuratetea datelor transmise in REGES ONLINE
Pentru a evita erorile in raportare si orice forma de sanctiune din partea autoritatilor, incepe tranzitia la noul Reges Online cu auditul dosarelor de personal, pentru a verifica corectitudinea datelor existente si pentru a completa informatiile.
Echipa BIA vine in sprijinul angajatorilor cu serviciile de audit dosare de personal pentru a asigura acuratetea datelor ce vor fi transmise in Reges Online.
Serviciile de audit de personal presupun verificarea dosarelor angajatilor pentru a asigura conformitatea cu legislatia muncii si acuratetea datelor transmise in Reges Online.
Auditul dosarelor de personal include:
✔️ Verificarea documentelor obligatorii din dosarele angajatilor
✔️ Identificarea lipsurilor sau erorilor in acte
✔️ Asigurarea respectarii legislatiei muncii
✔️ Recomandari pentru remedierea problemelor constatate
Este un serviciu util companiilor care vor sa fie in regula din punct de vedere legal si administrativ, mai ales in contextul digitalizarii si al cerintelor tot mai stricte impuse de autoritati.
Descopera serviciile complete de administrare de personal oferite de BIA HR:
✅ Auditul dosarelor de personal
✅ Intocmirea contractelor de munca si a actelor aditionale
✅ Intocmirea deciziilor si notelor de lichidare
✅ Intocmirea si transmiterea REGES
✅ Completarea adeverintelor
✅ Relatia cu autoritatile abilitate
✅ Asistenta operationala si suport legislativ permanent
Specialistii BIA HR, printre care 10 experti certificati in legislatia muncii, sunt intotdeauna la curent cu modificarile aparute in materie de legislatie a muncii sau legislatie financiara, astfel incat sa-ti poata oferi tot suportul necesar in schimbarile care apar in activitatea ta.
Solicita Oferta Personalizata
Ti-a placut articolul? Citeste si alte articole despre REGES ONLINE: