Orice organizatie vrea sa angajeze oameni care sunt capabili sa isi gestioneze timpul in mod eficient si care pot sa isi faca munca intr-un interval prestabilit, in conformitate cu cerintele jobului. In contextul in care existenta unui business este conditionata de productivitate, angajatorul si managerii trebuie sa aiba grija ca deadline-urile sa fie respectate si ca fiecare membru al echipei isi indeplineste sarcinile in timpul programului de lucru.
Pentru ca nu fiecare persoana are capacitatea de a-si gestiona timpul in mod eficient, liderilor le revine sarcina de a-i familiariza pe angajati cu obiceiuri care sa ii ajute sa isi foloseasca in mod practic orele petrecute la serviciu. In absenta implementarii unor astfel de tehnici, apar mereu situatii in care, la final de zi sau inainte de expirarea unui deadline, exista angajati care inca se straduiesc sa faca ceea ce li s-a cerut.
Delegarea de sarcini
Atunci cand se acumuleaza volume mari de lucru, iar sarcinile nu sunt repartizate uniform angajatilor, exista sansa ca unii sa lucreze mai putin, iar altii sa incerce sa ia asupra lor cat mai multe sarcini si sa nu reuseasca sa le duca la bun sfarsit. Tocmai de aceea, cel mai eficient din punct de vedere al gestionarii timpului ar fi ca fiecarui membru al echipei sa ii fie delegate o serie de sarcini, acestea sa fie repartizate, pe cat posibil, intr-un volum egal si in functie de specializare si experienta.
Cum evitam amanarile succesive
De obicei, amanarea continua a sarcinilor deriva din teama de esec sau de faptul ca lucrurile nu pot fi facute asa cum trebuie. Angajatii indecisi sau mai putin organizati tind sa amane mereu indeplinirea unor sarcini si au o productivitate scazuta, irosind o gramada de timp pretios. Ceea ce ar trebui sa li se spuna angajatilor este ca daca astazi au multe probleme de rezolvat si le amana, maine vor avea si mai multe probleme de rezolvat.
Prioritizarea
Angajatii trebuie sa invete sa isi categorizeze task-urile, in functie de importanta si de urgenta cu care ele trebuie rezolvate. Multi oameni investesc o gramada de timp in sarcini cu o importanta scazuta si cu un grad minor de urgenta, insa daca lucrurile pe care le au de facut ar fi prioritizate, rezultatele ar fi mult mai bune. Daca angajatii nu pot sa isi prioritizeze singuri task-urile, ar bine ca acest lucru sa fie facut de managerul de echipa, astfel incat sa li se acorde insemnatatea cuvenita.
Dincolo de toate aceste aspecte, exista si alte cateva lucruri de care un bun lider trebuie sa tina cont cand vine de gestionarea eficienta a timpului la locul de munca. Unul ar fi acela ca ar fi bine ca angajatii sa cunoasca foarte bine obiectivele privind managerierea anumitor taskuri si sa inteleaga ca si task-urile mai putin placute tot trebuie facute si ca eforturile nu raman nerasplatite. De aceea, ar fi bine ca angajatilor sa li se dea mai intai libertatea de a se oferi sa faca ei anumite lucruri, iar apoi, in cazul in care nimeni nu o face, sa fie delegati, prin rotatie, diversi membri ai echipei.
ECHIPA BIA HR